A jornada do colaborador é iniciada antes mesmo da contratação. Afinal, é na fase de recrutamento que ele passa a ter contato com a cultura da empresa. Porém, o profissional só começa a se aprofundar de verdade na dinâmica da organização quando se torna, de fato, um colaborador. Dessa forma, é possível dizer que o onboarding é o primeiro passo de uma longa jornada de experiência. Por que, então, não fazer com que ele seja dado com o pé direito? 

Embora o setor responsável por essa transição seja principalmente o departamento de Recursos Humanos, cabe à área de Comunicação Interna acompanhar de perto esse trajeto para garantir que o novo colaborador seja devidamente integrado à empresa. Neste artigo, falaremos um pouco mais sobre o assunto. 

Onboarding: o que é

A etapa de onboarding compreende a inserção e a adaptação de um novo colaborador à empresa. Mais do que apresentar a equipe de trabalho ao colega recém-contratado, os responsáveis pelo onboarding devem se preocupar em introduzir a cultura organizacional e, consequentemente, mostrar a dinâmica de trabalho na companhia.

É importante ter em mente que o onboarding é o primeiro contato mais próximo que o profissional terá com a organização. Quando bem feito, ele ajuda as áreas no alinhamento dos times – o que contribui para o aumento da produtividade e a construção de um clima organizacional positivo. 

Um colaborador que se sente acolhido pelas pessoas, está ciente dos processos internos e tem segurança para lidar com os desafios de sua nova rotina tende a ser um profissional mais engajado. Ou seja: para que a empresa colha bons frutos no decorrer do caminho, ela deve plantar uma sementinha estratégica na largada.

RH ou CI: como identificar responsabilidades

Embora os dois setores devam trabalhar em conjunto durante toda a jornada do colaborador, algumas atribuições acabam sendo direcionadas a determinada área. O RH, por exemplo, fica responsável por processos administrativos e documentações. Isso corresponde à papelada burocrática, que engloba contratos, benefícios, seguros e demais exigências admissionais. 

Além disso, cabe ao departamento de Recursos Humanos oferecer treinamentos específicos, apresentar programas de avaliação de desempenho, explicar políticas internas, tirar dúvidas sobre licenças, bônus e outros direitos, bem como conectar o novo colaborador à equipe da qual fará parte.

Códigos de conduta, regimentos internos, políticas inclusivas, comitês e cultura organizacional também devem corresponder a pautas durante o onboarding. No geral, trata-se de um processo bastante denso devido à quantidade de informações que devem ser repassadas. Por isso, contar com o apoio da Comunicação Interna faz toda a diferença! 

Mão na massa: como a Comunicação Interna pode atuar

Durante a integração de um recém-contratado, a Comunicação Interna emerge como um importante suporte para o setor de RH. Sendo uma ferramenta estratégica no processo de orientação de novos membros da equipe, a área de CI consegue facilitar a assimilação de informações, repassar os valores da empresa, eliminar dúvidas, despertar o senso de pertencimento e, assim, promover um ambiente de trabalho organizado e acolhedor. 

Não sabe por onde começar? A gente te ajuda! Listamos, a seguir, algumas iniciativas que podem ser desenvolvidas pela Comunicação Interna para agregar valor ao onboarding e enriquecer ainda mais a jornada do colaborador na empresa. Confira.

Boas práticas

1. Comunicação institucional: É primordial que os novos profissionais compreendam a visão, a missão e os valores da organização. A cultura corporativa se constrói desde o primeiro dia de trabalho! É papel da Comunicação Interna garantir que essas informações cheguem às pessoas do jeito certo. 

2. Material de boas-vindas: Manuais, vídeos, apresentações e outros conteúdos que apresentem a história da empresa e permitam uma visão abrangente do ambiente de trabalho são muito importantes para a integração dos colaboradores. A área de CI pode caprichar nessas produções, enviá-las por e-mail ou organizá-las em um repositório de fácil acesso.

3. Eventos e networking: Encontros ou atividades de integração são boas ferramentas para que os novos colaboradores se aproximem das equipes já existentes. Essa prática é interessante para que esses profissionais se sintam incluídos na dinâmica da empresa.

4. Feedback e avaliação da experiência: Para saber se a jornada de onboarding cumpriu o seu propósito, é fundamental receber feedbacks de quem passou por ela. Nesse sentido, o setor de Comunicação Interna pode realizar uma rápida pesquisa para coletar opiniões e identificar potenciais melhorias a fim de ajustar as estratégias e aprimorar a experiência de todos. 

5. Canais de comunicação: É essencial que a Comunicação Interna garanta que os novos colaboradores tenham acesso aos canais utilizados pela empresa. Seja e-mail, intranet, rede social corporativa, mural, TV ou outros, o canal utilizado precisa estar disponível para todos os colaboradores. Caso contrário, a integração não será completa e a disseminação de informações acabará prejudicada.

O canal de comunicação importa (e muito!) 

Esse é um tópico que merece ser abordado com mais profundidade. Afinal, o onboarding se perde pelo caminho se não houver uma ferramenta preparada para conduzir essa jornada. Um canal de comunicação eficiente é aquele que leva a informação de um jeito fácil, rápido e personalizado. 

Sem ele, é provável que a integração dos novos profissionais não seja bem-sucedida. Até porque, diante de um grande volume de mensagens e conteúdos, o novo colaborador pode se sentir perdido. Cabe à empresa, portanto, organizar essas informações de forma estratégica – facilitando a consulta de cada uma delas e garantindo que o recém-contratado as encontre sempre que precisar.

Durante o onboarding, se a comunicação acontece pelo canal certo, a empresa e o novo colaborador têm ganhos significativos. Veja alguns deles.

Vantagens

• Clareza de informações: Por meio da transmissão objetiva de mensagens, diretrizes, políticas e outros conteúdos, a empresa reduz a probabilidade de haver dúvidas ou confusões.
• Personalização da experiência: Uma abordagem personalizada durante o onboarding amplifica a eficácia do processo. Adaptar a comunicação de acordo com as necessidades individuais dos colaboradores demonstra um comprometimento genuíno da empresa com o desenvolvimento pessoal e profissional de todos.
• Controle da ansiedade: A chegada a um novo ambiente de trabalho pode ser bastante estressante para os profissionais recém-contratados. Um canal de comunicação aberto e acessível é um meio de acolhimento que pode ajudar a controlar a ansiedade e os desconfortos próprios dessa fase. 
• Construção de relacionamentos: Mais do que entregar informações importantes, o canal de comunicação também precisa ser uma ferramenta que estimule a interação entre as pessoas. Isso facilita a construção de relacionamentos entre os novos colaboradores, a equipe existente e os líderes da empresa. 
• Engajamento: A comunicação é o que mantém os novos colaboradores engajados durante o onboarding. Se bem estruturada, ela faz com que os profissionais criem uma conexão emocional com a organização desde o início.
• Alinhamento: A comunicação é necessária para que as pessoas contratadas compreendam os objetivos da empresa e estejam alinhados às metas propostas. 
• Retenção de talentos: Quando a Comunicação Interna auxilia na construção de um onboarding positivo, ela influencia diretamente a decisão do colaborador de permanecer na empresa.

CI: acompanhando toda a jornada

Neste texto, mostramos a importância de incluir a Comunicação Interna no onboarding de novos colaboradores. Porém, a área deve estar presente ao longo de toda a trajetória do colaborador na organização. A comunicação contínua promove um senso de pertencimento e conectividade, que são elementos fundamentais para o desenvolvimento sustentável do profissional. 

Escolher canais de comunicação que suportem a estratégia do negócio e estimulem um diálogo aberto entre os profissionais contribui muito para um ambiente de trabalho dinâmico, onde os colaboradores se sentem motivados a participar ativamente, compartilhar ideias, buscar informações e contribuir para o crescimento da empresa. 

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Desafios não são novidade no dia a dia de uma empresa, mas não há dúvida de que a contratação de bons profissionais é um dos principais. Nos últimos anos, por causa da concorrência acirrada e das mudanças no modelo de trabalho, que permitiram uma oferta maior de vagas remotas a fim de atrair novos talentos, o desafio se tornou ainda maior.

Por isso, a prática de onboarding ganhou mais importância. Afinal, num cenário de mudanças não basta apenas atrair o novo colaborador. É preciso encantá-lo já no primeiro contato, só assim ele se sentirá engajado para buscar tanto os objetivos específicos do setor em que irá atuar quanto as metas gerais da empresa.

Mas como conseguir esse resultado? Primeiro, planejando as ações de onboarding. E segundo, com atenção redobrada em cada detalhe na implementação das ações. Quer saber como? Siga a leitura deste artigo.

Antes, não custa relembrar quais são os bons motivos que justificam os investimentos em onboarding.

Por que sua empresa deve investir nas ações de onboarding?

De maneira geral, investir em onboarding ajuda a empresa a ter colaboradores mais produtivos, satisfeitos e engajados. Isso é possível porque o processo gera uma lista que inclui três benefícios principais:

• Adaptação mais rápida do novo colaborador ao dia a dia do negócio;
• Redução nas taxas de turnover a partir do aumento na capacidade de retenção de talentos;
• Assimilação e fortalecimento da cultura da empresa, contribuindo para a melhora do clima organizacional que impacta no aumento da motivação e da produtividade.

O que garante o sucesso do onboarding na sua empresa

Para obter os benefícios citados acima e seus respectivos resultados, a empresa deve estar atenta a elementos que não podem faltar no processo de onboarding. Entre eles, podemos citar:

Clareza nas orientações

Não pode haver dúvidas sobre as responsabilidades, expectativas e rotinas da empresa para o novo colaborador. Isso inclui informações sobre a cultura organizacional, os valores e a estrutura de liderança.

Treinamento e desenvolvimento

Mesmo no caso de colaboradores bem qualificados, deve-se fornecer treinamento e oportunidades de desenvolvimento profissional tanto para a realização de tarefas quanto para a adaptação à empresa.

Integração com a equipe

A empresa deve promover atividades de integração para que o novo funcionário se sinta bem-vindo e integrado à equipe. Contar com um mentor ou um parceiro de trabalho ajuda na adaptação.

Feedback e comunicação

É importante fornecer feedback regular e manter uma comunicação aberta e transparente com o novo colaborador, só assim ele estará ciente do seu desempenho e do que precisa melhorar.

Envolvimento da liderança

O processo de onboarding não deve ser uma ação apenas do setor de Recursos Humanos e, por isso, a participação ativa da liderança é essencial para o bom desempenho e para que o novo colaborador se sinta valorizado e apoiado.

Boas práticas no planejamento e na implementação do onboarding

Sabendo quais são os elementos que não podem faltar – e fazem a diferença – no onboarding, o passo seguinte é planejar a implementação do processo levando em consideração as boas práticas que você confere a seguir.

Comece antes do primeiro dia

O processo de onboarding não precisa começar no primeiro dia de trabalho do novo colaborador. Pode começar antes com a preparação do ambiente de trabalho e com o fornecimento de informações importantes.

Faça um plano detalhado

Crie um plano detalhado de onboarding que inclua tudo o que o novo colaborador precisa saber e fazer durante os primeiros dias, semanas e meses na empresa. Isso pode incluir informações sobre a cultura da empresa, treinamentos, reuniões com a equipe e outras atividades.

Envolva a equipe

Envolva a equipe atual no processo de onboarding para que o novo colaborador possa se sentir parte do processo e ajudar o novo funcionário a se integrar à empresa. Isso pode incluir atividades de networking e apresentações para a equipe.

Faça o acompanhamento

O onboarding não termina no primeiro dia de trabalho. É importante fazer o acompanhamento regularmente durante os primeiros meses para garantir que o novo colaborador esteja se adaptando bem e recebendo o apoio de que precisa.

Personalize o processo

Cada colaborador é único e pode ter necessidades diferentes durante o processo de onboarding. É importante personalizar o processo de acordo com as necessidades individuais dele.

O papel da comunicação no onboarding

Como dito acima, o onboarding é encabeçado pelo RH, mas o sucesso do processo depende do envolvimento direto de lideranças e outros setores da empresa. Exemplo disso é o papel da Comunicação Interna no onboarding, que atua diretamente no processo e ajuda a mostrar a importância da participação de todos para a recepção de novos colaboradores.

Veja a seguir exemplos de como a Comunicação Interna ajuda no onboarding:

• Fornece informações sobre a cultura, os valores e a missão da empresa, além de processos e procedimentos;
• Ajuda os novos colaboradores a se integrarem por meio da divulgação de material em diferentes formatos (vídeos, impressos, ebooks, newsletters, infográficos, entre outros);
• Aumenta a eficiência a partir da clareza e objetividade nas informações transmitidas para a equipe, evitando mal entendidos e outros problemas de comunicação;
• Contribui para o bem-estar do novo colaborador ao valorizar o compartilhamento de conteúdos que informem sobre melhores práticas na rotina de trabalho, desde dicas sobre ergonomia até práticas saudáveis como beber água regularmente;
• Gerencia canais para estimular a criatividade e a colaboração do novo colaborador, que se sente convidado a trazer ideias e soluções mais inovadoras.

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O texto acima foi produzido por um parceiro Dialog, tendo seus direitos reservados. A Dialog não se responsabiliza pelo conteúdo deste artigo, sendo de inteira responsabilidade de seus autores.

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