Trabalhar com autonomia e flexibilidade vem se tornando realidade em muitas empresas que aderiram ao formato de trabalho Remote First, no qual os times híbridos atuam preferencialmente de forma remota e online. Neste texto vamos explorar os desafios na comunicação interna neste cenário, além de compartilhar estratégias assertivas para superá-los.

Antes de entender quais são esses desafios, vale reforçar o conceito de Remote First.

O que é o Remote First

Uma empresa Remote First prioriza o trabalho remoto, utilizando o escritório como apoio e espaço para encontros presenciais, quando necessário. Nesse formato, o colaborador possui flexibilidade geográfica para trabalhar – e em alguns casos com adaptações nos horários.

Apesar da possibilidade de utilizar o escritório, todas as atividades são pensadas para o ambiente virtual, isto é, a experiência deve ser a mesma para o colaborador que está presencial e para o que atua remotamente.

Outro ponto a considerar é que nem toda a empresa possui aderência ao Remote First, é preciso avaliar a maturidade da cultura organizacional, perfil dos colaboradores além da disponibilidade de ferramentas digitais e suporte logístico da empresa.

Ao optar por essa transformação, a empresa abre um leque de oportunidades:

• Ampliação no processo de recrutamento contribuindo para a construção de times com perfis diversos, já que não há limitação geográfica;

• Possibilidade de melhorias na produtividade da equipe diante da flexibilidade no trabalho e melhor qualidade de vida;

• Fortalecimento da cultura da empresa, com uma comunicação mais transparente sobre os valores.

Desafios da comunicação interna em times híbridos

Já vimos as vantagens do Remote First para as empresas, e agora é importante entender quais os pontos de atenção que a comunicação interna precisa ter para tornar suas ações mais assertivas e contribuir na melhor experiência dos colaboradores.

Confira alguns:

• Manter a equipe engajada – em ambientes virtuais a experiência de cada colaborador pode ser diferente e nem todos estarão motivados da mesma forma;

• Assegurar a integração da equipe  –  o uso de canais assíncronos pode dificultar a comunicação em tempo, trazendo ruído nas interações do time;

• Sobrecarga de informações – o excesso de divulgação, sem planejamento, pode prejudicar o entendimento e engajamento.

• Priorizar ações em ambientes virtuais – sem esquecer que em ações online é preciso um olhar mais atento para que todos os colaboradores se sintam valorizados e possam participar das atividades.

Tome nota: Tenha em mente que no meio de tantos desafios é possível aprimorar ainda mais a comunicação interna, trazendo mais clareza e reduzindo ruídos. 

Estratégias da comunicação para times no formato Remote First

Os pontos de atenção são desafiadores e devem ser trabalhados em conjunto com a comunicação interna da empresa. 

Conheça algumas estratégias assertivas para implantar:

Transparência

Mantenha uma comunicação constante e transparente, de forma clara e acessível, por meio de canais e ferramentas que possibilitem a troca, utilizando espaços em que o colaborador também possa se expressar.   

Comunicação assíncrona x síncrona 

Facilite o processo de comunicação estipulando o uso dos canais de acordo com o formato:  assíncrono (não há interação simultânea) ou síncrono (comunicação em tempo real). Saiba dosar cada tipo pensando no bem-estar dos colaboradores e produtividade da empresa.

Integração com a equipe

Promova ações de integração entre o time: como videoconferências semanais para atualizar sobre a empresa, treinamentos on-line e rodas de conversas virtuais.

Incentivar o uso de ferramentas de comunicação colaborativas, incluir canais informais para grupos de afinidades trocarem experiências também contribuem para aproximar e conectar colaboradores independentemente do local em que estão trabalhando.

Treinamentos

Ofereça aos colaboradores treinamentos para uso de canais de comunicação e boas práticas. Vale construir materiais informativos nos formatos de vídeos e ebooks com informações mais detalhadas e mantê-los em plataformas de fácil acesso. 

Fluxo de Informações

Estabeleça protocolos para informar sobre processos, prazos, funcionamento de canais, metas, feedbacks, entre outros. Todos os colaboradores devem estar alinhados e na mesma página.

O papel da comunicação no Remote First

A comunicação é um dos maiores desafios no Remote First com pontos sensíveis que devem ser monitorados para que a experiência do colaborador seja positiva, e ao mesmo tempo, traga resultados esperados para a gestão. 

Ações da comunicação interna que contribuem no processo do Remote First:

• Garantir uma comunicação regular e clara, evitando ruídos no entendimento e recebimento da informação;
• Fornecer ferramentas de comunicação aderentes ao perfil do time;
• Incentivar ações por meio de eventos, campanhas que promovam a interação entre colaboradores;
• Incentivar campanhas de bem-estar com dicas e boas práticas na rotina de trabalho visando a qualidade de vida dos colaboradores;
• Manter comunicações informativas sobre canais de ouvidoria, políticas e manuais de condutas;
• Acompanhar métricas de engajamentos das ações de comunicação, e quando preciso, ajustar planejamento para melhorias; 
• Gerenciar canais e plataformas de comunicação mantendo sua atualização  e compartilhamento de informações e documentos essenciais para a rotina de trabalho.

Sabemos que o Remote First é um processo vivo, com mudanças de rota quando se faz necessário, mas sempre tenha em mente a importância de estruturá-lo por meio de ferramentas de comunicação, de promover uma cultura inclusiva, considerar a necessidade individual de cada colaborador e oferecer estrutura para o trabalho remoto.

Sua empresa é Remote First? Converse com a equipe da Vocali e vamos juntos construir o planejamento de comunicação interna estratégico para a sua empresa.

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