A jornada do colaborador é iniciada antes mesmo da contratação. Afinal, é na fase de recrutamento que ele passa a ter contato com a cultura da empresa. Porém, o profissional só começa a se aprofundar de verdade na dinâmica da organização quando se torna, de fato, um colaborador. Dessa forma, é possível dizer que o onboarding é o primeiro passo de uma longa jornada de experiência. Por que, então, não fazer com que ele seja dado com o pé direito? 

Embora o setor responsável por essa transição seja principalmente o departamento de Recursos Humanos, cabe à área de Comunicação Interna acompanhar de perto esse trajeto para garantir que o novo colaborador seja devidamente integrado à empresa. Neste artigo, falaremos um pouco mais sobre o assunto. 

Onboarding: o que é

A etapa de onboarding compreende a inserção e a adaptação de um novo colaborador à empresa. Mais do que apresentar a equipe de trabalho ao colega recém-contratado, os responsáveis pelo onboarding devem se preocupar em introduzir a cultura organizacional e, consequentemente, mostrar a dinâmica de trabalho na companhia.

É importante ter em mente que o onboarding é o primeiro contato mais próximo que o profissional terá com a organização. Quando bem feito, ele ajuda as áreas no alinhamento dos times – o que contribui para o aumento da produtividade e a construção de um clima organizacional positivo. 

Um colaborador que se sente acolhido pelas pessoas, está ciente dos processos internos e tem segurança para lidar com os desafios de sua nova rotina tende a ser um profissional mais engajado. Ou seja: para que a empresa colha bons frutos no decorrer do caminho, ela deve plantar uma sementinha estratégica na largada.

RH ou CI: como identificar responsabilidades

Embora os dois setores devam trabalhar em conjunto durante toda a jornada do colaborador, algumas atribuições acabam sendo direcionadas a determinada área. O RH, por exemplo, fica responsável por processos administrativos e documentações. Isso corresponde à papelada burocrática, que engloba contratos, benefícios, seguros e demais exigências admissionais. 

Além disso, cabe ao departamento de Recursos Humanos oferecer treinamentos específicos, apresentar programas de avaliação de desempenho, explicar políticas internas, tirar dúvidas sobre licenças, bônus e outros direitos, bem como conectar o novo colaborador à equipe da qual fará parte.

Códigos de conduta, regimentos internos, políticas inclusivas, comitês e cultura organizacional também devem corresponder a pautas durante o onboarding. No geral, trata-se de um processo bastante denso devido à quantidade de informações que devem ser repassadas. Por isso, contar com o apoio da Comunicação Interna faz toda a diferença! 

Mão na massa: como a Comunicação Interna pode atuar

Durante a integração de um recém-contratado, a Comunicação Interna emerge como um importante suporte para o setor de RH. Sendo uma ferramenta estratégica no processo de orientação de novos membros da equipe, a área de CI consegue facilitar a assimilação de informações, repassar os valores da empresa, eliminar dúvidas, despertar o senso de pertencimento e, assim, promover um ambiente de trabalho organizado e acolhedor. 

Não sabe por onde começar? A gente te ajuda! Listamos, a seguir, algumas iniciativas que podem ser desenvolvidas pela Comunicação Interna para agregar valor ao onboarding e enriquecer ainda mais a jornada do colaborador na empresa. Confira.

Boas práticas

1. Comunicação institucional: É primordial que os novos profissionais compreendam a visão, a missão e os valores da organização. A cultura corporativa se constrói desde o primeiro dia de trabalho! É papel da Comunicação Interna garantir que essas informações cheguem às pessoas do jeito certo. 

2. Material de boas-vindas: Manuais, vídeos, apresentações e outros conteúdos que apresentem a história da empresa e permitam uma visão abrangente do ambiente de trabalho são muito importantes para a integração dos colaboradores. A área de CI pode caprichar nessas produções, enviá-las por e-mail ou organizá-las em um repositório de fácil acesso.

3. Eventos e networking: Encontros ou atividades de integração são boas ferramentas para que os novos colaboradores se aproximem das equipes já existentes. Essa prática é interessante para que esses profissionais se sintam incluídos na dinâmica da empresa.

4. Feedback e avaliação da experiência: Para saber se a jornada de onboarding cumpriu o seu propósito, é fundamental receber feedbacks de quem passou por ela. Nesse sentido, o setor de Comunicação Interna pode realizar uma rápida pesquisa para coletar opiniões e identificar potenciais melhorias a fim de ajustar as estratégias e aprimorar a experiência de todos. 

5. Canais de comunicação: É essencial que a Comunicação Interna garanta que os novos colaboradores tenham acesso aos canais utilizados pela empresa. Seja e-mail, intranet, rede social corporativa, mural, TV ou outros, o canal utilizado precisa estar disponível para todos os colaboradores. Caso contrário, a integração não será completa e a disseminação de informações acabará prejudicada.

O canal de comunicação importa (e muito!) 

Esse é um tópico que merece ser abordado com mais profundidade. Afinal, o onboarding se perde pelo caminho se não houver uma ferramenta preparada para conduzir essa jornada. Um canal de comunicação eficiente é aquele que leva a informação de um jeito fácil, rápido e personalizado. 

Sem ele, é provável que a integração dos novos profissionais não seja bem-sucedida. Até porque, diante de um grande volume de mensagens e conteúdos, o novo colaborador pode se sentir perdido. Cabe à empresa, portanto, organizar essas informações de forma estratégica – facilitando a consulta de cada uma delas e garantindo que o recém-contratado as encontre sempre que precisar.

Durante o onboarding, se a comunicação acontece pelo canal certo, a empresa e o novo colaborador têm ganhos significativos. Veja alguns deles.

Vantagens

• Clareza de informações: Por meio da transmissão objetiva de mensagens, diretrizes, políticas e outros conteúdos, a empresa reduz a probabilidade de haver dúvidas ou confusões.
• Personalização da experiência: Uma abordagem personalizada durante o onboarding amplifica a eficácia do processo. Adaptar a comunicação de acordo com as necessidades individuais dos colaboradores demonstra um comprometimento genuíno da empresa com o desenvolvimento pessoal e profissional de todos.
• Controle da ansiedade: A chegada a um novo ambiente de trabalho pode ser bastante estressante para os profissionais recém-contratados. Um canal de comunicação aberto e acessível é um meio de acolhimento que pode ajudar a controlar a ansiedade e os desconfortos próprios dessa fase. 
• Construção de relacionamentos: Mais do que entregar informações importantes, o canal de comunicação também precisa ser uma ferramenta que estimule a interação entre as pessoas. Isso facilita a construção de relacionamentos entre os novos colaboradores, a equipe existente e os líderes da empresa. 
• Engajamento: A comunicação é o que mantém os novos colaboradores engajados durante o onboarding. Se bem estruturada, ela faz com que os profissionais criem uma conexão emocional com a organização desde o início.
• Alinhamento: A comunicação é necessária para que as pessoas contratadas compreendam os objetivos da empresa e estejam alinhados às metas propostas. 
• Retenção de talentos: Quando a Comunicação Interna auxilia na construção de um onboarding positivo, ela influencia diretamente a decisão do colaborador de permanecer na empresa.

CI: acompanhando toda a jornada

Neste texto, mostramos a importância de incluir a Comunicação Interna no onboarding de novos colaboradores. Porém, a área deve estar presente ao longo de toda a trajetória do colaborador na organização. A comunicação contínua promove um senso de pertencimento e conectividade, que são elementos fundamentais para o desenvolvimento sustentável do profissional. 

Escolher canais de comunicação que suportem a estratégia do negócio e estimulem um diálogo aberto entre os profissionais contribui muito para um ambiente de trabalho dinâmico, onde os colaboradores se sentem motivados a participar ativamente, compartilhar ideias, buscar informações e contribuir para o crescimento da empresa. 

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