Você até pode tentar evoluir a Comunicação Interna na sua empresa sem ouvir as pessoas, mas as chances de sucesso não são muito grandes. Vem comigo para eu te contar uma história que prova que isso é uma verdade.

Certo dia, iniciando um trabalho com determinado cliente, ouvimos da responsável pela área de Comunicação Interna uma fala que não é incomum nas empresas: “Implantamos TVs nos ônibus fretados, foi um baita investimento e agora precisaremos rever. Os colaboradores estão reclamando que não conseguem descansar durante a viagem. A luz incomoda, a troca de imagens também. Nos ônibus eles só querem descansar e dormir. Nosso intuito foi alcançar e engajar o time operacional, que é quem mais usa os ônibus, mas não deu certo”, ela disse. 

A pergunta que nós fizemos para ela foi: “Mas vocês ouviram as pessoas? Realizaram alguma pesquisa prévia, conversaram com colaboradores que fazem parte do público operacional e usam os ônibus para entender se essa seria a melhor forma de se comunicar com eles?”. A resposta, obviamente, foi não. Resultado: dinheiro, tempo e energia desperdiçados. 

Sabemos que hoje não temos mais desculpas para realizar qualquer iniciativa ou estratégia sem escutar as pessoas e ter dados como base. Há instrumentos a serem usados para direcionar as nossas escolhas e caminhos para evoluir e alcançar mais resultados. Aí está a importância da realização de uma pesquisa e de um diagnóstico em Comunicação Interna. Vamos entender o que são esses instrumentos, para que servem e como realizá-los?

Pesquisa e diagnóstico em Comunicação Interna

Falando de uma forma geral, pesquisa e diagnóstico é sobre descoberta e conhecimento. São estratégias valiosas para levantar dados e, por meio deles, traçar um plano de ação que tenha chances reais de obter sucesso.

A área de Recursos Humanos realiza uma Pesquisa de Clima para embasar suas estratégias de melhoria do clima e de engajamento na empresa. A área de Marketing utiliza pesquisas e dados para embasar suas estratégias para alavancar resultados de marca e vendas. Então por que não utilizamos essa ferramenta na Comunicação Interna? 

O que é possível descobrir com o diagnóstico de Comunicação Interna 

O diagnóstico busca saber a percepção dos colaboradores de uma organização sobre a Comunicação Interna. O objetivo é entender se a CI está sendo eficaz ou não, quais são os gaps e as oportunidades para solucionar os problemas e alcançar mais eficácia. Ele é o primeiro passo que uma empresa deve dar antes de pensar na implementação de um projeto, independentemente do resultado esperado.

É possível, por meio do diagnóstico, avaliar cada um dos canais de Comunicação Interna e entender, por exemplo, quais são os que mais funcionam e não funcionam para comunicar com cada público interno da organização. É possível ainda mapear personas existentes entre os públicos, se as pessoas sentem que a área passa a credibilidade que a empresa necessita, a transparência, a confiança, a clareza sobre a estratégia, a cultura e até a proposta de valor ao colaborador (EVP). 

O diagnóstico de Comunicação Interna detecta os motivos pelos quais a comunicação não está alcançando todos os públicos ou não está sendo eficiente. Ele aponta os caminhos para solucionar os gaps e aproveitar todas as oportunidades, avaliando profundamente a condição das equipes e proporcionando, assim, a melhor direção a ser seguida para superar os desafios.

Como realizar um diagnóstico de Comunicação Interna

1. Hipóteses: O primeiro passo é levantar todos os desafios identificados até o momento que fazem com que a área não alcance seus objetivos e resultados esperados. E para isso é importante pensar não somente nos canais e conteúdos, mas também nas campanhas, eventos internos, demandas das áreas e demais iniciativas realizadas pela CI. 
2. Entrevista: Considerando as hipóteses, elaboramos um roteiro para levantar os gaps e as oportunidades para superar os desafios. Para isso, um dos passos é entrevistar profissionais da área de Comunicação Interna, clientes que mais demandam e lideranças estratégicas.
3. Grupos focais: Outro passo importante é realizar grupos de conversa com colaboradores, promovendo um ambiente seguro de escuta e confiança para colher percepções, anseios, limitações ou necessidades no que tange a Comunicação Interna. 
4. Pesquisa quantitativa: um formulário de pesquisa deve ser aplicado de forma que todos os colaboradores tenham a chance de responder tanto do computador quanto do celular, sem precisar ter e-mail corporativo da empresa. Aqui colhemos a percepção dos colaboradores de forma mais objetiva, com perguntas fechadas e poucas abertas. 

Jeito P3K de diagnosticar

Aqui, na P3K, desenvolvemos uma metodologia própria que combina técnicas de imersão, pesquisa e design. Essa é uma abordagem baseada na escuta ativa, que busca identificar e descobrir fortalezas, gaps e oportunidades para atuação mais estratégica da Comunicação Interna, encontrando caminhos de forma colaborativa e colocando as pessoas no centro de desenvolvimento das soluções.

O diagnóstico de Comunicação Interna realizado pela P3K envolve as seguintes dimensões:

1. Imersão: Imergimos na cultura, na estratégia de negócio e na marca da organização, para identificação de cenário e contexto.

2. Análise técnica: Analisamos tecnicamente os canais e processos de Comunicação Interna e Endomarketing, além de pesquisas já realizadas e ritos de cultura e comunicação, para identificar oportunidades de melhorias.

3. Pesquisa quantitativa e qualitativa: Aplicamos técnicas combinadas de pesquisa, se fizer sentido para o projeto, observação e escuta para identificar a percepção das pessoas, gerando dados e insights valiosos para tomada de decisão.

4. Insights e recomendações: Com dados e percepções em mãos, compilamos e mapeamos forças, gaps e oportunidades. Trazemos insights e apontamos possibilidades e caminhos para transformar a Comunicação Interna à luz dos objetivos estratégicos da organização. Disponibilizamos ainda um dashboard totalmente interativo com todos os dados, que permite fazer filtros e análises por segmentação de público, unidade e outras variáveis, o que contribui para consultas e até mesmo para futuras campanhas que necessitem de um recorte mais detalhado.

5. Oficina de coconstrução: Com os dados e percepções em mãos, facilitamos uma oficina para a coconstrução dos caminhos a fim de aprimorar a atuação da Comunicação Interna e torná-la mais estratégica. Nesse momento, participam colaboradores de diversas áreas, principais clientes internos e parceiros da Comunicação Interna.

E realizar tudo isso parece demandar muito tempo e esforço, mas não é bem assim. Só é necessário foco e abertura para a escuta ativa de fato, colocando a energia necessária para fazer todo o levantamento em pouco tempo. Olhando para tudo que você precisa fazer em paralelo e todos os pratinhos que precisa equilibrar, é importante pensar se é possível realizar o diagnóstico internamente ou se é necessário contar com um parceiro externo.

Por que contar com um serviço externo para esse trabalho?

Contratar uma agência ou consultoria especializada em Comunicação Interna e Endomarketing, como a P3K, com experiência em realização de diagnósticos e construção de planejamentos estratégicos de CI, é a decisão mais acertada por vários motivos. O principal deles é contar com um olhar externo e neutro, capaz de enxergar questões-chave que comumente passam despercebidas pelos profissionais da companhia que as solicitou. 

Além disso, tem toda a questão de foco e alocação de energia para que o levantamento seja feito em tempo adequado. O fato de o parceiro ter acesso a outras realidades e boas práticas de fora da empresa é outro motivo importante, pois dessa forma é possível apontar caminhos com base também em benchmarkings. 

Quer saber mais sobre o jeito P3K de realizar o diagnóstico de Comunicação Interna e a construção do planejamento estratégico de CI para gerar mais resultados? Entre em contato com a gente.  

O texto acima foi produzido por um parceiro Dialog, tendo seus direitos reservados. A Dialog não se responsabiliza pelo conteúdo deste artigo, sendo de inteira responsabilidade de seus autores.