Trabalhar em home office passou rapidamente de uma necessidade de segurança aos colaboradores para uma tendência também, mas nem todos estão acostumados com o modelo.

Apesar das tarefas não terem sido alteradas para muitos profissionais, a comunicação passou a ser exclusivamente por meio de tecnologias como chats ou vídeo conferência. A importância da comunicação alinhada reflete na produtividade do dia a dia, por isso é tão fundamental mantê-la eficiente entre as equipes.

Um levantamento realizado pela agência BacktoHumans sobre home office, mostrou que empresas que não fornecem políticas claras ou treinamento de práticas de comunicação podem confundir os colaboradores. Depois de três meses no modelo, a sensação para muitas pessoas pode ser de que os áudios e as mensagens triplicaram, mas que nem sempre a comunicação está totalmente adequada ou clara.

Por isso, hoje nós da Dialog trouxemos mais quatro maneiras de manter a comunicação alinhada em times remotos. Veja!

1 – Fortaleça a cultura organizacional

Uma empresa com uma cultura organizacional estabelecida significa, na prática, que todos os colaboradores estão sendo movidos pelos valores que representam aquela companhia. Logo o trabalho também pode fluir de maneira mais eficiente, pois todos sentem segurança sobre como devem agir e quais práticas seguir.

Conte com a ajuda da comunicação interna para disseminar e fortalecer a cultura nesse período. É possível reforçar a cultura através de calls ou outro canal de comunicação.

Ela também transparece por meio de outras práticas, como por exemplo, fornecer capacitação para que a equipe desenvolva algumas soft skills — as conhecidas habilidade não técnicas como empatia e autogestão — e se adapte ao novo modelo com mais facilidade. Nós fizemos um post especial com várias dicas para alinhar a cultura organizacional à distância.

2 – Tenha um planejamento e cronograma

Nem todas os gestores tiveram tempo para alinhar as expectativas com suas equipes antes do trabalho remoto ser instaurado, mas é um passo essencial para manter a comunicação alinhada.

Deixe claro suas expectativas e o que espera dos colaboradores. Marque reuniões periódicas com o time para ter feedback e alinhar os processos.

Faça um planejamento detalhado do que precisa ser feito ou entregue e junto com cada time ou profissional, busque fazer o acompanhamento periódico sobre as demandas, mas evite o microgerenciamento. Procure um método próprio de gestão de tarefas e projetos, pode ser com planilhas ou ferramentas, desde que seja transparente para todos.

3 – Defina o que precisa ser comunicado

Uma videoconferência pode ser uma ótima forma de alinhar as demandas com todo o time, mas participar em um mesmo dia de dezenas de longas conversas que poderiam ter sido resolvidas em um e-mail pode ser exaustivo e até mesmo atrasar processos.

O importante é ter uma reunião oficial por semana, ou de acordo com a rotina de cada um, para manter todos na mesma página.

Antes de marcar uma reunião, tente definir os objetivos, participantes e um tempo determinado para tratar o assunto. Após a reunião, faça uma ata e especifique as demandas de cada pessoa, utilize a ferramenta de gestão de tarefas se for o caso.

4 – Tenha um canal de comunicação oficial

Ter um canal oficial de comunicação faz com que todos os profissionais saibam exatamente onde podem encontrar as informações que estão buscando. Com o trabalho remoto, as chances de alguma informação se perder em e-mail é ainda maior. Por isso, cada vez mais empresas estão adotando apps de comunicação corporativa, por ser dinâmico e agilizar a difusão do conteúdo.

Uma rede social corporativa pode ainda te ajudar a reforçar a cultura organizacional e se ela for completa, como a Dialog.ci, ainda é possível segmentar as campanhas e os comunicados de acordo com o setor que precisa ser impactado com aquela informação.

O hub de comunicação interno e RH da Dialog.ci pode ainda atingir 100% dos colaboradores, facilitando a gestão de equipes remotas e criando o senso de pertencimento nos profissionais. Confira todos os benefícios aqui.