Muitas empresas passaram a adotar o Whatsapp na Comunicação Interna visando conquistar maior adesão e engajamento por parte dos colaboradores. No entanto, essa adoção é feita normalmente de forma não estruturada, utilizando grupos informais e soluções avulsas, o que abre espaço para vulnerabilidades críticas.

Sendo assim, para implementar a ferramenta no dia a dia da Comunicação Interna, profissionais da área devem entender qual é a forma mais estratégica de usar o WhatsApp. 

Para falar sobre como fazer isso, Lívia Pretti (CEO na agência Abby) e Vinícius Ventura, (Diretor de Vendas e Marketing na Dialog) foram os convidados do 4º episódio do Dialog Experts.

Você pode assistir ao conteúdo no YouTube ou escutar a versão podcast no Spotify.

WhatsApp na Comunicação Interna: apoio ou canal principal?

Para começar o debate sobre o uso do WhatsApp na Comunicação Interna, os convidados refletiram sobre os benefícios de contar com a ferramenta na estratégia da área.

Para Lívia Pretti, o alcance aos públicos operacionais é o maior deles, visto que não possuem (ou possuem raramente) acesso ao computador durante a jornada de trabalho. Antes da digitalização de canais, a forma de chegar até esses colaboradores era por meio de jornais murais ou dependendo exclusivamente do cascateamento de informações por parte da liderança.

Outro benefício citado pela executiva é a dinâmica do WhatsApp, que é rápida e com mensagens diretas, no tom que as pessoas já usam no dia a dia. “Os colaboradores acabam sendo informados em minutos, não demanda a pessoa sentar e ter que abrir alguma coisa. Já está ali… na palma da mão”, comenta.

Dito isso, ela reforça que o benefício do uso do WhatsApp é encará-lo como um reforço de comunicação, apoiando os canais principais (aplicativos, intranet etc.)

“Eu acho que [o WhatsApp] não deve ser o canal principal ou o único canal [de Comunicação Interna], ele tem que ser um canal de reforço e engajamento. Ele funciona muito bem para lembretes, comunicados rápidos, reforço de campanhas e para levar as pessoas para os canais oficiais, porque eles continuam sendo essenciais.”

Vinícius fala sobre o uso informal do WhatsApp no trabalho, como a criação de grupos com colegas para trocas cotidianas, mas frisa que quando o objetivo é fazer do aplicativo um canal de CI, o caminho mais adequado é apostar em disparadores, pois permitem que a área utilize a solução com governança e segurança.

“O WhatsApp passa a ser um aliado, não um problema. O principal é você ter um outro ambiente, onde a informação é segura e você convida [o colaborador para acessar] por meio do WhatsApp.”

Pontos de atenção

Que cuidados e precauções devem ser considerados tanto na adoção quanto na sustentação do WhatsApp como canal de Comunicação Interna? Lívia citou alguns:

• Definir os responsáveis pela gestão do canal;
• CI precisa ser a dona/gestora da comunicação veiculada ali;
• Definir frequência e tipos de mensagens que serão disponibilizadas.

“Tudo isso precisa ser pensado antes do início do projeto, para que ele tenha sucesso. Se você começar o canal errado, as pessoas se desengajam rapidamente e perdem a confiança no time interno [de CI].”

Ela ainda alerta: WhatsApp não é lugar para textão! As mensagens ali devem ser rápidas e objetivas. E, mesmo sendo um aplicativo muito usado no cotidiano das pessoas, a área de Comunicação Interna deve evitar disparar muitas mensagens no mesmo dia para não sobrecarregar os colaboradores.

É preciso também, segundo Pretti, ter atenção redobrada com o canal devido a segurança da informação. Por se tratar de um canal usado em qualquer lugar, o nível de conteúdo sensível disponibilizado ali deve ser analisado.

Vinícius reforça que o WhatsApp, por ser parte de um ecossistema, é “um braço de alcance, não um braço de informação pura”. Sendo assim, a Comunicação Interna precisa trabalhar uma estratégia que redirecione os colaboradores para outro canal por meio de call to actions (CTA).

Conheça a novidade

A Dialog lançou recentemente um módulo de envio de mensagens para WhatsApp, focado nas necessidades dos profissionais de Comunicação Interna. Mas como essa solução se diferencia do WhatsApp que já conhecemos, principalmente em relação a aspectos de segurança, segmentação e mensuração? 

Vinícius explica que o grande diferencial é a possibilidade de fazer a integração com a base de dados da empresa, sincronizando assim os contatos em tempo real.

Essas informações permitem também a segmentação de públicos. Por exemplo: se na base de dados consta a parte de cargos, é possível filtrar a liderança e enviar mensagens somente para colaboradores dessa categoria.

Falando em comunicação multicanal, as empresas que usam tanto a plataforma quanto o disparador da Dialog podem integrar os canais a partir de chamadas: a mensagem enviada para o WhatsApp pode conter um botão, que leva ao aplicativo desenvolvido pela HRTech líder em CI no Brasil.

“Estando na Dialog, consigo saber quais foram as pessoas que visitaram o documento, porque é um ecossistema integrado”, explica.

Case de sucesso

Durante a transmissão, a CEO na Abby compartilhou um case de sucesso de uso de WhatsApp na Comunicação Interna em uma indústria metalúrgica. O desafio, assim como para qualquer outra empresa do setor, era alcançar e engajar os colaboradores, principalmente os operacionais.

A organização possuía informações importantes para passar para esse público e fazia isso por meio do jornal mural, canal que não continha a agilidade necessária.

A empresa, então, decidiu usar o WhatsApp como um canal de Comunicação Interna e a Abby foi a agência responsável por apoiar na campanha de lançamento, que apostou na metalinguagem do aplicativo para atrair a atenção dos colaboradores.

Foram usados stickers, emojis e humor como elementos-chave da campanha, que contou com um vídeo estrelado por profissionais da organização, o que resultou na identificação e no senso de pertencimento por parte dos outros profissionais.

Outra etapa no processo foi um evento para lançar oficialmente o canal e, junto disso, uma ativação física dentro das unidades para disseminar a novidade, contando com:

1. Totens exibindo o vídeo gravado com colaboradores;
2. Espaços instagramáveis;
3. Cabine de fotos que virava sticker;
4. Gifts com QR Code que levava direto ao canal;
5. E até um bate-papo com a liderança para apresentar o novo canal.

O evento aconteceu em todas as unidades e turnos, para garantir que todos fossem alcançados.

Para a sustentação do canal, a Abby criou um menu interativo, com  conteúdos relevantes e divertidos, como cardápio do refeitório, stickers exclusivos, vídeos curtos e engraçados e até áudios enviados pelos próprios colaboradores, que eram editados e compartilhados por lá.

Desde o início, os resultados foram muito positivos:

• Alta adesão já no lançamento (85%), com grande participação dos colaboradores;
• Engajamento espontâneo no WhatsApp, estreitando comunicação principalmente com colaboradores sem acesso a computadores;
• O canal passou a ser visto como útil, divertido e confiável, fortalecendo a comunicação entre empresa e time.

Dicas práticas

Lívia e Vinícius compartilharam dicas práticas para começar ou aprimorar — de forma segura, estratégica e eficiente — o uso do WhatsApp na Comunicação Interna:

1. Mapeie os objetivos e o público para entender se o canal resolve alguma dor real da área de CI.
2. Trate o lançamento como um marco. Não é apenas disponibilizar, mas fazer disso um momento importante.
3. Use a linguagem adequada no WhatsApp.
4. Envolva os colaboradores como embaixadores ou produtores de conteúdo.
5. Estabeleça a governança para um uso consciente.
6. Integre o WhatsApp a outros canais: sempre um reforço, nunca o único meio.
7. Monitore e ajuste o que for necessário.

Gostou do conteúdo? Deixe seu comentário!

Por Marcela Freitas Paes, analista de conteúdo e editora do Dialog Blog.