Você sabe a diferença entre uma comunicação feita para um público externo e para um público interno? Em minha carreira como jornalista, tenho muito tempo dedicado à Comunicação Interna, tanto em agências quanto em empresas, e observo, de perto, como a maneira de se comunicar dentro das organizações pode impactar profundamente a eficiência das mensagens e o engajamento dos colaboradores.

Um dos grandes desafios que percebo nas companhias, por exemplo, é a tendência de utilizar comunicações generalizadas. Esse tipo de abordagem, em que a mesma mensagem é replicada em todos os canais, sem considerar as especificidades de cada meio e público, pode ter seu lado prático, mas tende a ser ineficaz. 

No artigo de hoje, vamos entender a importância da personalização na Comunicação Interna, e como contar com parceiros especializados no assunto para fortalecer sua comunicação do dia a dia.

Boa leitura!

Segmentação: o primeiro passo para a eficiência

Primeiramente, vale falar um pouco sobre o que acho ser a solução para evitar esses problemas: vamos começar pela segmentação da comunicação. 

Em meus anos de carreira, aprendi a importância de identificar os diferentes públicos dentro de uma empresa — sejam eles administrativos ou operacionais — e entender suas necessidades específicas. 

Colaboradores de áreas operacionais, por exemplo, muitas vezes não têm acesso a e-mail, tornando essa via de comunicação ineficaz para essas pessoas.

Além disso, é preciso  adaptar a linguagem e o formato da comunicação para cada canal e cada público. Nem sempre vai funcionar replicar um conteúdo veiculado em uma TV corporativa em um post para plataforma ou rede social interna, por exemplo, pois cada canal tem suas características. 

Importante: os públicos de uma empresa são diversos, com experiências diferentes dentro da organização e, portanto, possuem expectativas distintas sobre como receber informações. Por isso, a personalização é a sua primeira chave para o sucesso.

Estratégia e planejamento: delimitando seus objetivos

Com a segmentação bem definida, o próximo passo é criar uma estratégia de comunicação clara e um plano editorial robusto. Isso significa determinar quais temas serão abordados, quais canais serão utilizados para cada tipo de mensagem, e como esses conteúdos serão distribuídos ao longo do tempo. 

Parece algo simples, mas essa organização é fundamental, pois a criação de editorias específicas evita que a comunicação se torne apenas um conjunto de conteúdos soltos e desconexos e ajuda a organizar e direcionar as mensagens, com uma linha editorial clara, que conecte as informações e crie um fluxo contínuo e coerente.

Benefícios de um plano editorial estruturado:

• Clareza nas comunicações da empresa;
• Comunicações chegando para todos no formato correto;
• Colaboradores mais tranquilos, bem-informados e envolvidos com a empresa;
• Maior retenção de talentos;
• Mais facilidade para engajar novos colaboradores;
• Liderança direcionada no que deve e precisa se envolver.

Outra parte fundamental desse processo é ter um olhar específico para as lideranças. Pesquisas mostram, consistentemente, que os colaboradores veem seus líderes como uma das principais fontes de informação e, por isso, capacitá-los para serem comunicadores eficazes é de extrema importância.

O papel da liderança vai além de dar e receber feedbacks, sendo também disseminar informações importantes da empresa com clareza e transparência. Para isso, é essencial fornecer treinamentos específicos, capacitações com workshops e materiais de apoio que sirvam como ferramentas para ajudar os líderes a se sentirem mais seguros e preparados para esse momento.

Ouvir para melhorar: por que fazer pesquisas internas

Para garantir uma comunicação cada vez mais eficaz, o melhor caminho é ouvir quem a consome: os colaboradores. 

Realizar pesquisas de Comunicação Interna é valioso e permite entender as necessidades, dúvidas e sugestões dos públicos internos. Essa prática não só vai trazer insights valiosos sobre os pontos fortes e fracos da sua comunicação atual, mas também formará uma base sólida para que você possa criar um plano de ação que realmente atenda às expectativas das suas equipes.

No fim do dia, entender essas necessidades ajuda a criar um senso de pertencimento nos profissionais, que se sentem valorizados e parte do processo. 

Isso é fundamental para engajar a equipe e fazer com que todos vistam a camisa do negócio e, claro, estejam alinhados com os objetivos da empresa.

Case de sucesso: MSD Saúde Animal

Um dos casos de sucesso da Clima Comunicação ilustra bem a importância dessa personalização na Comunicação Interna. Há algum tempo, fomos procurados pela MSD Saúde Animal, com o desafio de integrar suas comunicações de maneira mais assertiva e alinhada aos negócios. 

Na época, a empresa vinha enfrentando dificuldades com a padronização visual e de linguagem dos canais, além de ter uma comunicação que não refletia adequadamente os objetivos da empresa.

Após o primeiro diagnóstico, decidimos redesenhar toda a comunicação de maneira a torná-la mais estratégica e envolvente, criando uma nova estrutura visual para a newsletter, segmentando os conteúdos em editorias que faziam sentido para a realidade da MSD Saúde Animal e revitalizando canais, como a intranet e a TV corporativa. 

O resultado foi uma comunicação mais clara, integrada e eficaz, que engajou os colaboradores e reforçou os planos da empresa como um todo.

A comunicação como ferramenta de engajamento

Com tudo isso, quero mostrar a você que a personalização da Comunicação Interna vai muito além de simplesmente fazer um comunicado diferente para cada público ou só adaptar as mensagens. Estamos falando sobre criar uma conexão genuína com seus colaboradores, fazendo com que se sintam ouvidos e parte do negócio.

Trata-se de criar um diálogo aberto e contínuo com as pessoas que compõem a sua organização. Quando suas equipes perceberem que a comunicação é feita sob medida para elas, haverá um aumento significativo no engajamento. 

Pessoas precisam se sentir valorizadas, ouvidas e motivadas. Esse envolvimento é essencial, não só para a satisfação, mas também para a retenção dos talentos.

Por que manter uma comunicação multicanal?

Outro aspecto importantíssimo da personalização é a utilização de múltiplos canais de comunicação, mas tudo dependerá do perfil dos colaboradores e da natureza das informações.

E-mails, intranet, redes sociais corporativas, murais, newsletters e até mesmo aplicativos de mensagens instantâneas podem ser utilizados de forma integrada para alcançar todos os públicos.

Vale lembrar que a escolha do canal deve considerar onde o público está e como ele prefere receber a informação. Um colaborador que trabalha no campo, por exemplo, pode ter mais facilidade em acessar informações pelo WhatsApp ou por uma aplicação móvel, enquanto um colaborador administrativo pode preferir a intranet ou o e-mail corporativo.

Pense sempre nas pessoas primeiro. Fazendo isso, é difícil dar errado.

E como fazer isso? 

Uma boa forma de começar é seguir o passo a passo abaixo:

• Analisar os canais que já existem: será que todos são mesmo necessários ou ideais?
• Avaliar a necessidade de criar canais específicos: em quais casos e por quê?
• Identificar públicos que precisam ser impactados e como se dará o acesso a esses canais.
• Definir a segmentação dos conteúdos por público e canal.
• Mensurar resultados e monitorar a eficácia da sua estratégia.

Etapa final: a mensuração de resultados

Por fim, para garantir que a sua Comunicação Interna esteja realmente funcionando, é essencial medir os resultados. Isso pode ser feito por meio de pesquisas de satisfação, análises de engajamento em plataformas digitais, feedbacks diretos dos colaboradores ou pelo monitoramento de métricas específicas, como taxas de abertura de e-mails, cliques em links etc.

Essa mensuração contínua vai permitir ajustar e melhorar a sua estratégia de comunicação, e garantir que tudo saia de acordo com o esperado. 

Além disso, demonstrar os resultados positivos da comunicação personalizada também pode ajudar a justificar futuros investimentos na área de Comunicação Interna, mostrando, claramente, o seu retorno.

Conclusão

Como vimos, a personalização da Comunicação Interna é muito mais do que uma tendência, mas uma necessidade para as empresas que desejam ser eficientes e engajadoras. 

Investir na segmentação por públicos, na adaptação dos conteúdos para diferentes canais, na capacitação das lideranças e na realização de pesquisas internas é um passo importante para criar uma comunicação que faça sentido para todos.

Espero que, com este artigo, você tenha entendido que a Comunicação Interna deve ser vista como uma ferramenta estratégica que não só informa, mas também inspira e engaja pessoas. 

Quando bem-feita, ela tem o poder de alinhar os colaboradores com os objetivos da empresa, promover um ambiente de transparência e pertencimento e contribuir para o sucesso do negócio.

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