O Workplace, ferramenta de Comunicação Interna da Meta, será descontinuado ainda em 2025 e muitas empresas ainda não começaram o plano de migração para uma nova plataforma. Se esse é o seu caso – ou se sua Comunicação Interna precisa migrar para uma rede social corporativa ou plataforma de CI -, esse conteúdo é para você!
A Qualicorp, líder nacional no setor de planos de saúde coletivos, escolheu a plataforma da Dialog para a transição e já vê o engajamento dos quase 2.000 colaboradores subir mês a mês, desde 2024, quando foi concluída a mudança.
Nesse processo, a empresa contou com o apoio da agência DALE para desenhar uma estratégia a fim de garantir que a migração fosse o mais suave possível para os colaboradores. O resultado inicial? 95% de usuários ativos na nova plataforma de Comunicação Interna e Engajamento de colaboradores.
No segundo episódio do Dialog Experts, Marcelo Rouco (CEO na DALE) e Vinicius Leonel (Coordenador Sr. de Comunicação Interna, RP e D&I na Qualicorp) compartilharam detalhes do case de sucesso, dicas e boas práticas.
Confira os principais insights neste texto e clique aqui para assistir o conteúdo na íntegra.
Qualicorp: os fatores que levaram à migração do Workplace para Dialog
Antes de falar da migração do Workplace para a Dialog como o principal canal de Comunicação Interna na Qualicorp, Vinicius Leonel compartilhou um pouco do cenário da empresa.
A maior empresa de administração de benefícios de saúde no Brasil, que entrou no mercado na década de 1990 visando democratizar o acesso a esse tipo de serviço, tem um público interno majoritariamente feminino (cerca de 70%, sendo que metade é mãe), cenário que também é refletido na liderança da organização: 60% dos líderes são mulheres.
Os cerca de 1.800 colaboradores da empresa são, em sua maioria, administrativos e a Qualicorp usava o Workplace desde 2021.
Entretanto, o coordenador contou que a decisão pela troca de plataforma foi tomada antes mesmo do anúncio de descontinuação da solução da Meta, mesmo a Qualicorp sendo um case de sucesso na plataforma.
Os principais motivos que levaram a empresa a começar a buscar substitutos foram:
- Custo alto em dólar;
- Falta de suporte por parte da Meta;
- Falta de inovação.
“A gente não via nada novo e sabemos agora — com a Inteligência Artificial muito bem incorporada nas nossas vidas — que aquela plataforma, do jeito que estava, não supriria mais o que precisávamos a partir das inovações que estão acontecendo e que ainda vão acontecer”, afirmou Leonel. Diante disso, cerca de 6 meses antes do término do contrato com o Workplace, a Qualicorp iniciou a procura pela plataforma substituta.
A Dialog é a ferramenta perfeita para as empresas que usam o Workplace, que será descontinuado ainda neste ano. Migrando para a Dialog, sua Comunicação Interna não sai perdendo. Grande parte dos conteúdos e dados do Workplace podem ser integrados à nossa estrutura e sistemática de plataforma. Conheça agora!
Na visão do especialista, o que chamou a atenção na Dialog foi justamente a Inteligência Artificial integrada à ferramenta, o compromisso de trazer inovações contínuas para o produto e os eventos e conteúdos promovidos pela HRTech para profissionais de Comunicação Interna.
Outro ponto ressaltado por Vinícius para a escolha foi a agência DALE, parceira tanto da Qualicorp quanto da Dialog.
Do Workplace para Dialog: os medos superados
O processo de migração de plataformas traz consigo desafios e é natural que equipes de Comunicação Interna tenham medo. Vinicius considera necessário usá-lo como preparação para possíveis ameaças.
Ele contou que a estratégia definida pelo time foi focar em sua especialidade posteriormente e, antes disso, contar com o apoio da DALE e Dialog para benchmarking de outras empresas que fizeram esse tipo de transição, para assim entender o que replicar, o que evitar.
Um dos primeiros passos, então, foi marcar com as lideranças de TI e Segurança da Informação da Qualicorp com a Dialog para que fossem sanadas todas as dúvidas.
“Conversei com as lideranças de cada uma das áreas [TI e SI] e elas explicaram a plataforma de maneira bem didática onde a segurança da plataforma estaria. Isso ajudou muito!”
Esse medo inicial, segundo Leonel, foi apaziguado ao perceber ao longo do processo que a transição seria tranquila se as etapas fossem feitas corretamente.
Outro temor citado pelo coordenador era referente ao backup de informações do Workplace. Ele contou que a Dialog conseguiu levar as informações desejadas para a nova plataforma.
O terceiro e último medo citado por Vinicius era sobre a aceitação dos colaboradores com a nova plataforma, visto que o Workplace já fazia parte do dia a dia do público interno.
Para vencer esse ponto, ele lembrou da importância de contar com uma cultura consolidada de Comunicação Interna e ressaltou que o engajamento dos colaboradores já era uma realidade quando a empresa usava a solução da Meta.
“Se o Workplace funciona tão bem aqui, o que eu vou fazer? Os colaboradores não vão entender, vão perguntar por que mudou, como funciona… e agora? Então fizemos uma live antes da migração para explicar a plataforma, explicar os usos, explicar cada sessão que iríamos montar. (…) E a gente olhava os comentários e lia ‘que plataforma maravilhosa!’, ‘superintuitivo, muito mais fácil, melhor’, aí rompemos mais um medo”.
Marcelo Rouco explica que esses medos vêm muito mais da “pessoa atrás do crachá”, das consequências de um possível fracasso na transição, na imagem profissional das pessoas que trabalham com CI, e que contar com a expertise de parceiros como agências e a própria plataforma ajudam a acalmar os ânimos.
O lançamento do Conecta Qualis, a nova plataforma
O cenário da Qualicorp em meio à transição de canais era complexo: a empresa, que vem passando por mudanças em seu portfólio, mudaria de sede em dezembro de 2024, apenas um mês depois do lançamento do Conecta Qualis, e completaria um ano da nova cultura (DNA Quali) logo em seguida, em janeiro de 2025.
Com tantos pratos a serem equilibrados, a Qualicorp contou com o apoio da DALE para a construção de peças, campanhas e suporte na estratégia de lançamento.
O caminho trilhado foi de apresentar alguns detalhes da plataforma, não só com a live, mas também com comunicações, para que os colaboradores ficassem curiosos com a nova plataforma, mas, ao mesmo tempo, sabendo o que poderiam esperar com a mudança. O mesmo foi feito com as outras novidades, como o novo escritório.
Em janeiro, durante a celebração do 1º ano do DNA Quali, o time de CI fez uma competição saudável para descobrir o colaborador mais engajado na plataforma. O resultado? Segundo Vinicius, os acessos “explodiram”! Em menos de 3 meses, a solução já ultrapassou a casa dos 90% de usuários cadastrados e 95% de colaboradores ativos.
Marcelo comentou que apostar na transparência ajuda a diminuir a ansiedade natural do ser humano em momentos de mudanças. No caso do Conecta Qualis, ele considera que colaboradores entenderam para onde a empresa estava indo com a live feita enquanto ainda usavam Workplace. “Essa transparência gera conexão verdadeira com a empresa.”
Leonel afirmou que a plataforma é mais do que um canal de Comunicação Interna, é um hub estratégico de informações, no qual os profissionais encontram documentos úteis, como formulários, normas e outros materiais.
“A gente deixa lá os materiais porque sabemos que é a fonte desses colaboradores, então eles vão acessar. Às vezes, você tornar a sua plataforma de comunicação um hub de conteúdo faz com que ele [colaborador] entre lá para achar o que precisa e vê uma notícia. Saber trabalhar as duas coisas — conteúdo informativo e importante para o trabalho — ajudou muito.”
Outra estratégia que contribui para o sucesso do case é incluir um espaço durante o processo de onboarding para falar sobre a plataforma e também colocar o link do Conecta Qualis logo na página inicial do navegador para facilitar o acesso.
Mais uma ação feita para garantir o sucesso da ferramenta foi a criação de um canal de dúvidas, garantindo que os funcionários não se sentissem desamparados depois do lançamento, não deixando que esse público se afastasse da solução. “Se ela entra lá e não se sente confortável lá, ela não volta.”
O CEO da DALE recomenda que a área de Comunicação Interna tenha o canal como ferramenta geral de trabalho, visto que outras áreas não terão o mesmo caminho com o viés comunicacional, então é preciso oferecer valor.
A participação da liderança
A liderança também foi peça fundamental no lançamento da plataforma, pois sua presença incentiva as equipes a estarem presentes no canal.
Vinicius conta que líderes são participativos nas ações e nos cascateamentos de informações, mas que a área de CI busca cada vez mais protagonismo no canal por parte desse público para não deixar que o engajamento se perca. “Se a gente não fomentar a participação constante, a gente perde essa cultura da liderança estar ali participando.”
Uma estratégia adotada foi, junto com o RH, descobrir boas práticas de líderes para divulgar no Conecta Qualis, o que faz com que outras lideranças se aproximem da plataforma e se inspirem para também serem reconhecidos dessa forma.
Outra forma de aproximar CI de líderes, de acordo com o coordenador, foi o uso de dados. “Eu só ganhei a confiança da liderança porque, diferentemente de alguns colegas [profissionais de CI em geral] que sei que não gostam muito de trabalhar com números, eu não sei trabalhar em comunicação sem dados. Eu mostro tudo que eu faço para a minha liderança semanalmente com dados da plataforma.”
Dicas e pontos de atenção
Como empresas – principalmente aquelas que contam com público operacional – podem se preparar para essa transição entre plataformas de Comunicação Interna? Quais são os pontos de atenção?
Marcelo Rouco indica pensar no offline como isca para atrair colaboradores da operação para o canal digital, mapeando a jornada desse profissional para entender como alcançá-lo com essa informação/convite.
Quando perguntados sobre dicas para profissionais de CI que estão passando (ou vão passar) pela migração do Workplace (ou qualquer outro tipo de canal) para uma plataforma como a Dialog, os convidados citaram:
- Crie um cenário prévio: um ambiente para a mudança com teasers que deixem os colaboradores curiosos;
- Transparência com os funcionários: informe o que vai mudar, o porquê, peça feedback para entender possíveis melhorias etc.;
- Avalie a plataforma para além do custo: ela é compatível com a cultura da organização?
- Priorize opções com IA para evitar que o canal se torne obsoleto com o tempo;
- Mostre as vantagens que os colaboradores terão com a nova plataforma.
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