A comunicação é um dos pilares para o sucesso de uma empresa, seja qual for o seu plano de negócios. Hoje, por exemplo, a presença digital e o envio de e-mail marketing nas organizações contribuem para a construção da reputação no mercado e para a conexão com os clientes.

Quando trazemos o foco para o público interno da empresa, a comunicação se torna ainda mais essencial já que a propagação da mensagem deve ser uma prioridade da organização e estar alinhada com a cultura –  pois reflete diretamente no engajamento contribuindo para fortalecer a sensação de pertencimento e, consequentemente, a melhora da produtividade.

Com as constantes mudanças nos formatos de trabalho e a chegada de novas tecnologias, as empresas passaram a possuir uma diversidade de canais de comunicação, que integram de forma mais eficaz as pessoas colaboradoras. 

E o caminho mais assertivo para gerar bons resultados no uso das ferramentas é o planejamento estratégico, definindo os objetivos e o formato adequado da comunicação, identificando o perfil dos colaboradores e estabelecendo métricas para acompanhar o engajamento.

Este artigo explora as boas práticas no uso estratégico dos canais de Comunicação Interna nas empresas.

A importância da Comunicação Interna assertiva nas empresas

A comunicação acontece o tempo todo, desde a troca de informações, divulgação de um comunicado até o lançamento de campanhas. Por envolver toda a empresa e chegar a diferentes cargos ela precisa ser clara, acessível, transparente e assertiva.

A Comunicação Interna também contribui diretamente para que os times estejam alinhados aos objetivos estratégicos do negócio e sejam guiados pelos valores da empresa. Além disso, é papel da CI evitar ruídos – mantendo o ambiente de trabalho seguro e saudável.

Oportunidades no uso dos canais de comunicação

O uso estratégico dos canais complementa a experiência de comunicação da empresa. O resultado dessa junção é uma identidade corporativa mais consolidada com projetos e posicionamentos claramente guiados pelos valores da organização. 

Um canal de Comunicação Interna pode:

• Reforçar a cultura e os valores da empresa;
• Propagar metas organizacionais;
• Incentivar boas práticas na empresa;
• Potencializar ações colaborativas;
• Engajar times;
• Contribuir para o bem-estar das pessoas colaboradoras;
• Fortalecer o senso de pertencimento das equipes.

Na prática, quando bem estruturado, o uso dos canais de comunicação gera mais pertencimento e potencializa a cultura organizacional.

Seja qual for o perfil e a estrutura da sua empresa, tenha em mente cinco ações-base que podem guiar a sua estratégia:

1. Escolha canais acessíveis para todo o time;
2. Seja consistente no uso de informações;
3. Ouça as pessoas colaboradoras;
4. Incentive a participação dos times nas comunicações;
5. Propague mensagens sempre alinhadas à cultura e aos valores da empresa.

Claro que será o conjunto dessas ações que contribuirá para um resultado efetivo, sem esquecer o uso de métricas para medir a percepção das comunicações realizadas – o que ajuda a calibrar o uso desses canais e a manter bons resultados.

Desafios no uso de canais de comunicação

Mesmo que a sua empresa tenha recursos muito bem consolidados para se comunicar com as pessoas colaboradoras, há desafios principalmente no gerenciamento desses canais. Confira quais são eles e como superá-los:

• Sobrecarga de informações: busque priorizar comunicações factuais, avalie o formato da divulgação e evite repetir a mesma mensagem em canais diferentes.
  
• Falta de consistência: mantenha recorrência no uso de canais, respeitando agendas já estabelecidas com os times (exemplo: envio de newsletter semanal ou quinzenal).
  
• Baixo engajamento: entenda o que pode gerar o baixo envolvimento das pessoas colaboradoras, monitore cliques, leia feedback e revise a linguagem e o formato.
  
• Alinhamento nas mensagens: cuide para que as informações divulgadas estejam corretas e sejam coerentes com a cultura organizacional.
  
• Ruído na comunicação: a mensagem deve ser clara e objetiva, sem brechas para causar dúvidas que podem gerar diferentes interpretações.
  
• Falta de métricas: monitore, faça pesquisa, acompanhe e crie KPIs.
  
• Times híbridos: use canais que possibilitem o mesmo grau de experiência aos times que atuam de forma remota ou presencial. Um canal de comunicação adequado potencializa a colaboração, abre espaço para a troca de ideias e orienta a construção de narrativas que podem ser assíncronas ou síncronas.

Como evitar ruídos no uso de canais?

• Segmente o uso de canais de acordo com o tipo de informação e o perfil das pessoas colaboradoras. Padronize os canais de acordo com objetivo e a natureza da informação. Quando for preciso, direcione mensagens para públicos específicos.
• Envolva a liderança. Vale reforçar que a liderança é um importante canal de comunicação direto com os times. Em lançamento de campanhas e comunicados relevantes, por exemplo, é preciso sensibilizar previamente.
• Defina o objetivo da mensagem. Ao planejar a comunicação, tenha em mente o que busca divulgar antes de definir o canal e o formato. 
• Use uma linguagem acessível. A mensagem deve ser clara e de fácil compreensão para todas as pessoas colaboradoras.
• Planeje a divulgação. Além de utilizar o canal adequado, pense também no calendário e no formato da comunicação para que todos do time tenham fácil acesso e entendimento da informação transmitida.

Tome nota: A área de comunicação precisa estar alinhada às demais áreas da empresa para evitar excesso ou mesmo conflito de informações. Além disso, esse alinhamento é importante para identificar pautas que devem ser comunicadas internamente antes de serem divulgadas ao mercado.

Por último, mas não menos importante…

Deixamos para falar especificamente dos tipos de canais no final deste texto, pois antes de escolhê-lo é preciso planejá-lo. Lembre-se que, ao implementar ou revisitar os canais de Comunicação Interna, é fundamental realizar um planejamento estratégico – como falamos no início do texto.

Os canais de comunicação nas empresas podem ser muitos:

• Newsletter;
• Intranet;
• E-mail;
• Canais de ética;
• Trello;
• Slack;
• Hangout;
• TV Corporativa;
• Mural físico;
• Redes sociais;
• YouTube;
• Ouvidoria, etc.

Se a sua empresa já possui canais ativos, vale revisar o planejamento e analisar o que ainda está funcionando e o que pode ser melhorado nesse processo.

O papel da Comunicação Interna 

A CI é uma área facilitadora que atua no gerenciamento, na atualização e no monitoramento dos canais de comunicação. Isso garante o alinhamento das informações e o engajamento das pessoas colaboradoras, além de potencializar a cultura organizacional.

Por que a comunicação interna é estratégica para grandes empresas?

O uso de canais na Comunicação Interna é um processo vivo, que deve ser monitorado e acompanhar as mudanças nos formatos de trabalho, na forma de se comunicar e no que diz respeito a novas tecnologias. Dessa forma, é possível manter a mensagem transparente e empática.

A Comunicação Interna assertiva ajuda na construção de um ambiente de trabalho saudável e produtivo, impulsionando o engajamento e a colaboração na rotina dos times.

Quer potencializar o uso de canais de comunicação na sua empresa? Entre em contato e converse com a equipe da Vocali. 

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