Conhecer as diferentes características da sua equipe é um passo decisivo para fortalecer a comunicação interna da sua empresa

Acreditar que o público interno pode ser resumido a uma só persona é um erro ainda comum em muitas empresas. Assim como tentar comunicar-se com um colaborador da linha de produção por email pode ser um erro, convocar um funcionário remoto para uma reunião presencial que poderia ser um email é gerar insatisfação na certa. É aí que entra o poder da segmentação de público.  

Afinal, além das claras diferenças geracionais entre os colaboradores, existem interesses e  realidades muito distintas convivendo entre times, em uma mesma área e em diferentes locais de atuação. 

Mais do que transmitir uma mensagem, a comunicação interna precisa considerar os diferentes contextos, perfis e rotinas das suas equipes. Não à toa, segundo pesquisa da Aberje, 47% das empresas planejavam intensificar suas ações de segmentação em 2025.

Neste artigo, compartilho algumas práticas essenciais para conhecer melhor seu público alvo e tornar sua comunicação interna mais estratégica, humana e eficaz.

Escuta ativa: o ponto de partida

Antes de comunicar, é preciso ouvir, e a escuta ativa é uma ferramenta poderosa (e muitas vezes subestimada) para isso, tornando possível entender como os colaboradores se sentem em relação à comunicação da sua empresa.  

Aqui, a dica é estabelecer um processo contínuo e diverso de escuta por meio de rodas de conversa, cafés com equipes, análise de comentários espontâneos nos seus diferentes canais, contemplando diferentes turnos, áreas e localidades. 

Dessa forma, é possível identificar, por exemplo, que o pessoal da operação prefere podcasts, enquanto o time administrativo valoriza e-mails bem estruturados. Evitar o erro de tentar se comunicar “em massa” é o primeiro passo para se conectar com mais intenção.

Pesquisas internas: troque as percepções por dados concretos

Você realmente sabe como seus colaboradores preferem se comunicar ou está partindo de suposições consolidadas internamente ao longo do tempo? 

As pesquisas internas são fundamentais para transformar impressões em informações mensuráveis e podem ser tão simples quanto um formulário compartilhado por email ou whatsapp com todos.  

Ao formular as perguntas, lembre-se de questionar se as pessoas se sentem bem informadas, quais canais usam com mais frequência e que tipos de temas e conteúdos realmente despertam interesse.

Combine perguntas de múltipla escolha com campos para comentários abertos. Os dados estatísticos ajudam a identificar padrões, enquanto as respostas livres trazem insights valiosos para refinar sua estratégia.

Com base nesses dados, é possível identificar o que está funcionando, o que precisa mudar e, principalmente, como criar uma comunicação mais alinhada ao dia a dia de cada equipe.

Personas internas: quem está do outro lado?

As personas são perfis fictícios, porém baseados em dados reais, que representam diferentes grupos de colaboradores dentro da empresa. Elas ajudam a visualizar com mais clareza as necessidades, comportamentos e hábitos de cada grupo. 

A partir das informações que você levantou nos passos anteriores, é possível criar esses modelos para orientar a sua comunicação. Exemplo: Janaína, 45 anos, operadora de máquina, trabalha em turnos e prefere mensagens curtas e visuais. Bruno, 29 anos, analista financeiro remoto, vive conectado ao Slack e gosta de conteúdos descontraídos que escuta em podcasts. 

Criar personas é uma forma eficaz de humanizar sua comunicação e fazer com que cada mensagem pareça feita sob medida (porque, de fato, foi!).

Canais: um meio único atende a todos?

Um dos erros mais comuns na comunicação interna é insistir em um único canal para todos os públicos. Essa abordagem generalista costuma gerar ruído, ou simplesmente desinteresse.

Com os perfis dos colaboradores bem definidos, é possível identificar quais canais funcionam melhor para cada grupo. Pode ser que para o time da fábrica, murais e TVs corporativas sejam mais eficientes. Já para quem está no escritório ou remoto, e-mails, newsletters ou plataformas colaborativas como Slack apareçam como os meios ideais.

Um fator importante é revisitar essas escolhas com frequência. O perfil das equipes muda ao longo do tempo, e a tecnologia também. O que funciona hoje pode não ser o mais adequado amanhã.

Linguagem sob medida: fale de forma que seu time entenda (e se engaje)

Você pode até definir o canal certo para um determinado público, mas se a linguagem utilizada não fizer sentido para quem recebe a mensagem, seus esforços serão perdidos. 

Aqui, o segredo é evitar jargões corporativos desnecessários ou comunicações excessivamente formais. Adapte o tom e o estilo conforme o público: vídeos curtos, infográficos, memes, textos objetivos. Tudo pode funcionar, desde que esteja alinhado ao contexto e perfil de cada equipe.

Um ponto de atenção fundamental é ter cuidado para não perder sua identidade institucional no processo. O ideal é encontrar um equilíbrio entre a linguagem da empresa e a linguagem do colaborador.

Uma boa comunicação interna é como uma boa conversa: clara, respeitosa e com um tom que aproxima, não afasta.

Comunicação interna que conecta é comunicação que considera o outro

Conhecer o público interno é mais do que uma etapa do planejamento. É a base de uma comunicação feita para funcionar. Quando você escuta, analisa dados, cria personas, escolhe os canais certos e fala a língua de cada grupo, a mensagem deixa de ser apenas informativa e passa a ser significativa. 

O resultado? Mais conexão, engajamento e mobilização dentro da sua organização.

Por Chris Marin, CEO e Diretora de Atendimento na Elos Comunicação.

O texto acima foi produzido por um parceiro Dialog, tendo seus direitos reservados. A Dialog não se responsabiliza pelo conteúdo deste artigo, sendo de inteira responsabilidade de seus autores.

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Ao longo de mais de 20 anos de experiência, a Elos Comunicação construiu uma expertise relevante na área e compartilha algumas premissas fundamentais para estruturar e fortalecer esse trabalho. 

Se você já se perguntou como é possível tirar sua Comunicação Interna do papel de tarefeira imersa em demandas pontuais e cada vez mais numerosas, esse conteúdo é para você. Confira 6 pilares essenciais para transformar sua área em uma parceira estratégica de verdade e dê início a uma importante virada de chave por aí. 

1. Comece pelo planejamento estratégico

Assim como em qualquer área do negócio, o planejamento é parte essencial da estruturação de uma Comunicação Interna estratégica. É por meio dele que são definidos os objetivos gerais da área, as metas específicas, as táticas e os recursos disponíveis, além das métricas que vão orientar cada passo do trabalho, em sintonia total com as estratégias do negócio.

Um processo relevante e necessário para proporcionar autonomia para ir além do disparo de comunicados e da criação de campanhas sem efetividade a cada efeméride, atuando de forma direta e engajadora na construção da cultura da empresa. 

Se é mesmo necessário investir esforços nesse trabalho? Dados levantados pela Gallup mostram que sim: uma Comunicação Interna estruturada aumenta em 4,5 vezes a retenção de talentos e pode melhorar a lucratividade das empresas em até 25%. 

2. Traga seus colaboradores para o jogo

Já faz tempo que a comunicação deixou de ser top-down, e mesmo que existam momentos em que esse tipo de prática faça sentido, uma comunicação consistente é aquela feita com os colaboradores, não apenas para os colaboradores. 

Além de protagonistas do que se comunica, eles podem e devem ser consultados sobre as iniciativas da área, participando da construção de ações e canais da empresa. 

Mais do que isso, é importante deixar claro que eles também têm o papel de buscar as informações relevantes para o seu dia a dia, saindo da postura passiva de receptor de conteúdos mastigados, para uma postura ativa de quem assume seu papel e vai atrás do que realmente importa na empresa. 

 Sim, a Comunicação Interna de uma empresa é responsabilidade de todos. 

3. Envolva a liderança da empresa

Se todos os colaboradores têm um papel estratégico na Comunicação Interna, com a sua liderança não seria diferente. E quem já analisou dados de pesquisa de clima de empresas sabe como, muitas vezes, as queixas dos colaboradores em relação à área podem se confundir com a insatisfação sobre a forma como os líderes se comunicam. 

Por isso, além envolver a liderança diretamente na construção da Comunicação Interna, é fundamental apoiar a formação de líderes comunicadores.

4. Mantenha o diálogo

Comunicação é via de mão múltipla, e cada lado desse processo deve ter espaço para se manifestar. Garantir a presença de canais e espaços de escuta e troca, no formato que fizer mais sentido para a sua realidade, pode fazer a diferença. Fazer o básico bem feito é quase sempre um caminho certeiro.  

5. Clareza na segmentação

Quais são as características dos seus diferentes públicos? Que papel desempenham na estratégia da empresa? Que mensagens cada um deve receber? Qual é a melhor linguagem e o melhor formato para isso? Ter clareza sobre a resposta para essas perguntas é essencial para a assertividade da sua Comunicação Interna. 

6. Acompanhamento e métricas

E como todo trabalho que começa com um bom planejamento, aqui também o acompanhamento das ações e métricas é mais do que relevante: é o que vai mostrar com dados e informações seguras e mensuráveis a importância da Comunicação Interna para a empresa, além de orientar os ajustes de rota que possam vir a ser necessários ao longo do caminho. 

E por aí, como essas premissas dialogam com a sua realidade? 

Por Chris Marin, CEO e Diretora de Atendimento na Elos Comunicação. 

O texto acima foi produzido por um parceiro Dialog, tendo seus direitos reservados. A Dialog não se responsabiliza pelo conteúdo deste artigo, sendo de inteira responsabilidade de seus autores.

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Assim como em tantas outras áreas e iniciativas, é papel das lideranças inspirarem pelo exemplo, garantindo sua participação ativa na Comunicação Interna das empresas

A resposta mais simples para a pergunta que dá título a este artigo é bastante direta: o papel da liderança na Comunicação Interna é o mesmo que em qualquer outra área da empresa. 

Afinal, assim como líderes proativos promovem a comunicação e incentivam o engajamento dos colaboradores, a falta de participação deles pode comprometer a eficácia das estratégias comunicativas.

Mas como diferenciar o papel de líderes e liderados nesse processo? E como fortalecer as lideranças para apoiarem essa jornada? Algumas reflexões podem nos ajudar a esclarecer essas questões.

Liderança engajada, Comunicação Interna mais assertiva

A atuação da liderança impacta diretamente o sucesso organizacional em todos os níveis, e na Comunicação Interna isso não seria diferente. 

Um exemplo comum de como essa relação acontece costuma aparecer nas pesquisas de clima das empresas: nelas, por vezes, surgem indicadores preocupantes sobre a Comunicação Interna que, ao serem esmiuçados, mostram se referir à comunicação entre líderes e liderados, e não à área ou às iniciativas de Comunicação Interna propriamente ditas. 

Em outras palavras, podemos dizer que proporcionar um ambiente de comunicação clara e eficiente não é apenas papel de uma área, mas também de toda liderança, e isso pode ser determinante para a efetividade das estratégias de comunicação como um todo. 

Além disso, uma liderança ativa na Comunicação Interna proporciona: 

• Engajamento

Como dissemos no início deste artigo, liderar pelo exemplo sempre será uma das principais funções da liderança, e os números reforçam a importância dessa atuação. Uma pesquisa da Grammarly, por exemplo, indica que empresas com lideranças comprometidas possuem equipes 25% mais engajadas. 

• Feedback contínuo

Líderes atuantes na Comunicação Interna reverberam as mensagens-chave com espontaneidade, mantêm suas equipes informadas e deixam as portas abertas para que os colaboradores compartilhem suas opiniões e sugestões. Para além da comunicação, estamos falando da criação de um ciclo de aprimoramento constante.

• Confiança

A liderança disposta a ouvir seus colaboradores, que compartilha informações de forma contínua e reforça a construção da cultura da empresa, estabelece um clima de confiança fundamental para a colaboração em todos os níveis. 

Liderança omissa, Comunicação Interna enfraquecida

Sim, claro, infelizmente o efeito contrário também é verdade. E para ilustrar seu impacto, vamos compartilhar dois exemplos que já testemunhamos por aqui. 

Imagine que a área de compliance organize um evento sobre a importância do tema para a cultura organizacional, mas nenhum líder, de nenhum dos níveis da empresa, marca presença nas ações proporcionadas. O que essa ausência está comunicando aos colaboradores?

Outro exemplo que talvez você já tenha visto por aí costuma acontecer durante a adoção de redes sociais internas ou de aplicativos de Comunicação Interna interativos. 

Embora a iniciativa gere boa aceitação, é comum notar a baixa participação de determinados grupos ou equipes, por vezes motivada diretamente por alguma liderança que reforça a visão distorcida de que “colaboradores muito engajados nessas iniciativas estão deixando de trabalhar para fazer algo menor”. Sim, infelizmente essa visão ainda é comum por aí. 

A boa notícia é que é possível reverter esse olhar e tirar o melhor proveito das estratégias e iniciativas que a Comunicação Interna tanto se esforça para implementar.

Como fortalecer a sua liderança para fortalecer a sua Comunicação Interna 

Cada organização possui suas particularidades, que devem ser consideradas ao desenvolver qualquer estratégia, mas algumas práticas já se mostraram eficazes em diversos contextos. Por exemplo:

• Capacitação em comunicação

Oferecer treinamentos para aprimorar as habilidades comunicativas dos líderes pode aumentar significativamente a eficácia da comunicação, tanto interna quanto externa.

• Canais de comunicação

Contar com canais de comunicação com propósitos claros e interconectados é uma estratégia eficiente, que pode e deve ser fortalecida com a presença da liderança ativa, compartilhando informações e recebendo feedbacks em diferentes contextos.

• Comunicação horizontal

Estimular um ambiente onde os colaboradores se sintam confortáveis para se comunicar livremente, além das hierarquias formais, é uma forma concreta de criar a comunicação de mão dupla, crucial para o fortalecimento da cultura organizacional.

Para finalizar, vale lembrar: além de motivar e engajar os colaboradores, a participação ativa da liderança na Comunicação Interna também reverbera a construção de uma imagem sólida da empresa no mercado.  E aí, mãos à obra? 

O texto acima foi produzido por um parceiro Dialog, tendo seus direitos reservados. A Dialog não se responsabiliza pelo conteúdo deste artigo, sendo de inteira responsabilidade de seus autores.

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Ao integrar um discurso coerente com a prática, essas duas áreas estratégicas se fortalecem mutuamente, propiciando o engajamento dos times e o fortalecimento das marcas

Responda, sinceramente: na sua empresa, quem recebe mais atenção por parte da liderança, a Comunicação Interna ou a Externa? Com base em nossa experiência de mais de 20 anos de mercado, podemos responder sem titubear que a Comunicação Externa ainda é a queridinha dos boards, o que consideramos um erro estratégico que vale a pena corrigir. 

Felizmente, essa realidade começou a mudar de forma mais evidente a partir do contexto da pandemia, que colocou um percentual significativo da força de trabalho em casa. De acordo com uma pesquisa divulgada pela FIA em 2020, 46% das empresas brasileiras adotaram o modelo remoto. No caso das grandes empresas, esse índice chegou a 55%. 

O resultado? A crescente necessidade de fortalecimento das iniciativas voltadas para manter o engajamento do público interno remoto e o início de um movimento mais claro de valorização da Comunicação Interna como um todo. 

O valor da comunicação de dentro para fora

Mais do que isso, a presença unânime das redes sociais na vida das pessoas naquele momento impulsionou um crescimento relevante e permanente do Linkedin, a vitrine online do universo do trabalho, na qual as pessoas passaram a se permitir, cada vez mais, a trazer informações internas para fora, sem rodeios. 

Para se ter uma ideia, ao final de 2021, a quantidade de usuários da plataforma no Brasil era de 50 milhões, número que saltou 50% ao final de 2024, atingindo um total de 75 milhões, agora incluindo uma forte presença da geração Z. 

Com tantas pessoas dispostas a compartilhar seu dia a dia de trabalho com o público externo, alinhar discursos e aproveitar a disposição dos próprios colaboradores para reverberar narrativas autênticas de dentro para fora é mais do que preciso: é uma necessidade estratégica. 

De acordo com o relatório “Gaining Advantage in 2023 – How to reach and influence audiences”, da agência britânica Grayling, “sua Comunicação Interna é a sua Comunicação Externa, e a consistência da mensagem e da atividade dessas duas áreas nunca foi tão vital para uma identidade corporativa confiável e de uma força de trabalho engajada” (tradução nossa). 

O mesmo relatório afirma, ainda, que garantir a cultura interna de uma empresa alinhada à sua reputação pública impacta diretamente seu valor de mercado.

A Comunicação Interna pode ganhar relevância frente à Externa em termos de relevância para os negócios? 

Alguns números nos permitem responder que existe, sim, essa possibilidade, mas não que necessariamente isso seja uma necessidade. O importante, de fato, é focar em manter a Comunicação Interna e Externa como parte de uma mesma estratégia. Seja como for, na pesquisa Tendências da Comunicação Organizacional 2024 da Aberje, os processos de comunicação que os respondentes acreditavam ganhar em relevância e em investimentos foram a Comunicação Interna (39%), o Branding (32%), o Relacionamento com a imprensa (31%) e as Mídias Digitais e Sociais (30%).

O dado representa uma mudança sutil, mas evidente, em relação ao que foi identificado na mesma pesquisa em 2023, quando a Comunicação Externa liderava esse quesito:

A  essa altura você pode  estar se perguntando: como, então, propiciar a coerência necessária entre a Comunicação Interna e a Externa para que esse trabalho aconteça da melhor forma? 

As respostas possuem diferentes níveis de complexidade, mas a seguir, listamos três linhas mestras que podem orientar suas ações por aí. 

Um só discurso, públicos diferentes

Em linhas gerais, podemos dizer que a Comunicação Externa desenha estratégias para comunicar seus valores, propósito, posicionamento de marca e estratégias junto a clientes, fornecedores, investidores e o público em geral, enquanto a Comunicação Interna se apoia nesse mesmo trabalho focado em um público específico, o interno.  

Aqui, o desafio é garantir que a mensagem seja a mesma, mas levando em consideração eventuais adaptações que sejam coerentes com o todo e respeitem as diferenças e características de cada segmento. 

Assim como a Comunicação Interna fortalece a cultura, propicia o alinhamento estratégico e promove o compartilhamento de conhecimento entre os colaboradores, a Comunicação Externa deve fortalecer o relacionamento com os demais públicos de interesse a partir dessa cultura, reverberando as estratégias que sejam necessárias e compartilhando conhecimento com todos eles. 

Podemos, ainda, destacar um paralelo desse trabalho quando entendemos que a Comunicação Interna incentiva o engajamento dos colaboradores com a empresa e busca fortalecer o negócio de dentro para fora, enquanto a Externa incentiva engajamento com as iniciativas da empresa ligadas à marca, a produtos e soluções, fortalecendo o negócio de fora para dentro. 

Considere implantar um programa de influenciadores internos

Uma vez garantido o alinhamento interno e externo, uma boa forma de potencializar essa coerência é adotar um programa de influenciadores internos, que tanto podem atuar exclusivamente como embaixadores dos grandes temas para dentro da empresa, como para fora, ou para ambos. 

Esse modelo de iniciativa ganhou visibilidade nos últimos anos ao representar uma forma de comunicação orgânica, autêntica e poderosa para mostrar a coesão entre discurso e prática quando o assunto é comunicação. 

De acordo com o relatório Tendências da Comunicação Organizacional 2023 da Aberje, que já citamos acima, 67% das empresas brasileiras já contavam com ou pretendiam criar programas de influenciadores internos. 

Monitore, monitore, monitore

Ao desenhar um plano de integração estratégica entre a Comunicação Interna e Externa, procure identificar as métricas que oferecem um panorama sobre a efetividade das ações e como em qualquer outra situação, acompanhe sua evolução. Só assim será possível identificar e corrigir possíveis falhas, além de fortalecer e ampliar modelos e iniciativas que venham a apresentar ótimos resultados.

O texto acima foi produzido por um parceiro Dialog, tendo seus direitos reservados. A Dialog não se responsabiliza pelo conteúdo deste artigo, sendo de inteira responsabilidade de seus autores.

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