A Comunicação Interna é uma ferramenta de gestão. Porém, ela não resolve problemas de governança nem torna menos relevante o que a empresa está deixando de entregar aos seus colaboradores, seja para fazer uma boa operação ou garantir o bem-estar de todos. É importante compreender essa diferença para não esperar mais do que uma boa estratégia de comunicação pode entregar. 

Expectativas em relação a uma boa estratégia de comunicação

Muitas vezes, quando realizamos um diagnóstico de Comunicação Interna e Endomarketing nas organizações, percebemos que os gestores têm uma grande expectativa em relação ao resultado que esse trabalho pode vir a oferecer. 

Realmente, por meio dessa área conseguimos identificar gaps e necessidades que são significativos para um bom diálogo entre a empresa e seus colaboradores. Então, a partir daí, conseguimos planejar uma estratégia que contemple a melhoria nos canais internos, no fluxo da mensagem e na qualidade de informações. Enfim, no processo de Comunicação Interna e Endomarketing como um todo. 

No entanto, eventualmente também percebemos que as pessoas entrevistadas, tanto gestores quanto colaboradores, entendem que esse processo de escuta irá resolver outros problemas que avançam para uma estratégia de gestão. O objetivo deste texto é refletir sobre isso. 

Principais questões apontadas pelos colaboradores 

Quando são convidados a contribuir para a melhoria dos processos de Comunicação Interna e Endomarketing, não é raro que colaboradores tragam problemas que deveriam ser resolvidos em outras esferas. 

São questões muitas vezes relacionadas à segurança, ao bem-estar, aos processos internos, aos benefícios, à liderança, ao funcionamento de equipamentos, à estrutura, etc. Questões que muitas vezes são de desconhecimento até da própria diretoria, sendo identificadas em conversas realizadas com os profissionais em entrevistas ou realização de grupos focais. 

Essas questões, em muitos momentos, são bastante significativas e possuem um grande impacto negativo no clima organizacional.

Quais são os meios para identificar as dores

A seguir, listamos alguns recursos que podem ser utilizados para identificar essas questões e, a partir disso, descobrir formas de solucioná-las. 

Pesquisa de clima 

Existe mais de uma forma de identificar aspectos que devem ser melhorados dentro de uma organização. A principal delas é a pesquisa de clima. Porém, muitas vezes essa ferramenta é utilizada apenas uma vez ao ano ou de forma bianual, o que não possibilita que o público interno coloque as questões para as quais acha que a empresa deve dar atenção. 

Conversa com a liderança imediata

Outro meio pelo qual é possível identificar questões de melhoria são os fóruns com o gestor imediato. Tratam-se de reuniões semanais, quinzenais ou mensais em que o líder se reúne com o seu time para tratar de assuntos relevantes. 

Esse é o espaço que entendo ser o mais eficiente para a escuta de assuntos que são relevantes para os profissionais. Porém, muitas vezes o que ocorre é que diversas lideranças não têm a prática de realizar esses encontros de forma sistemática ou não estão sempre dispostas a abrir o espaço para a escuta. 

Nesses casos, é necessário que a empresa conduza a atuação dessas lideranças, incentivando-as a desenvolver habilidades de comunicação e conduzindo-as durante essa jornada de escuta. 

Momento com a diretoria

Diversas organizações já possuem como prática a realização de um café ou encontro com o presidente ou a diretoria. Normalmente são encontros mensais em que participam pequenos grupos de colaboradores convidados que têm, comumente, um espaço de uma hora e meia para se apresentar e tirar dúvidas.

Esse espaço também é uma oportunidade para que a diretoria possa identificar melhorias junto ao público interno. Embora cada encontro aconteça com um número pequeno de colaboradores, esse é um importante momento para fortalecer a conexão entre as áreas. 

Nesse sentido, é fundamental que seja feito um rodízio a fim de que as próximas edições contemplem a participação de outras pessoas.

Comunicar o que a empresa realiza é muito importante 

Contar aos colaboradores o que a empresa realiza, seja em termos de processos, programas ou ações é muito importante. Assim como falar sobre a estratégia e a cultura da empresa. Porém, muitas vezes existe a expectativa que uma campanha e uma boa comunicação resolvam questões que não podem ser solucionadas ou amenizadas por boas histórias ou promessas de novas formas de trabalhar. 

O colaborador acredita naquilo que ele vive e vê, e isso envolve gestão. Se há um problema de segurança, por exemplo, é preciso identificar quais são as causas e as fragilidades. Uma campanha de segurança pode ajudar e apoiar uma estratégia de mudança num processo que garanta a preservação da vida dos colaboradores, mas é por meio de uma nova estratégia de gestão do tema que se assegurará uma mudança eficiente. 

É preciso checar se os EPIs estão sendo usados, se os equipamentos e deslocamentos são seguros e se tudo que está sendo feito para garantir a segurança está dentro dos conformes. E isso é gestão, não comunicação! 

A comunicação é importante, necessária e imprescindível para o sucesso de uma organização. Contudo, ela tem que estar baseada na verdade vivida pelo público interno. Ela é uma ferramenta de apoio à gestão e deve ser utilizada para isso, pois ajuda no sucesso da iniciativa. No entanto, sozinha ela não resolve problemas que possam existir quando os gestores não conseguem ou não se importam em identificá-los.

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Atualmente, as organizações possuem alguns pilares que são imprescindíveis na construção da estratégia. Estamos falando de diversidade, ESG, compliance e marca empregadora. Esses têm sido temas recorrentes e relevantes, sobre os quais as empresas têm colocado muito esforço para mostrar que estão conectadas com a evolução da sociedade como um todo. 

Por isso, além de contemplar projetos que materializam cada uma dessas frentes, as organizações precisam dar visibilidade a ações que fortaleçam a abordagem desses temas na empresa, conectando-a a um propósito maior. A Comunicação Interna é um dos meios pelos quais é possível mostrar como a companhia está tangibilizando esses esforços, construindo uma boa ou má reputação da marca no mercado.

O que é valor para as pessoas? 

Já é senso comum a percepção por parte de gestores que os colaboradores não ficam em uma determinada empresa apenas por salário ou benefícios. Hoje, principalmente quando estamos falando de gerações como Y, Millennials ou Z, podemos afirmar que os talentos procuram por uma empresa que possua propósito, tenha cuidado com o meio ambiente, seja ética e respeite as diferenças. 

Dentro dessa perspectiva, o mundo corporativo tem se debruçado na missão de construir seus EVPs (Propostas de Valor). Isso é feito como forma de mostrar aos profissionais que estão no mercado quais são as qualidades e os diferenciais que a organização possui, pensando em uma melhor empregabilidade e na construção de um clima de trabalho positivo. Esse é um dos primeiros passos para a criação de uma marca empregadora. 

Essa proposta de valor (EVP), depois de desenhada e construída, passa a fazer parte da comunicação, tanto para dentro quanto para fora das organizações. Por isso, ela precisa ser tangível; afinal, não basta contar uma história, ela precisa ser verdadeira. E é aí que entra a nossa tão importante Comunicação Interna. 

Colaboradores são porta-vozes da verdade, validando ou não a proposta de valor 

Divulgar a proposta de valor externamente é imprescindível na construção de uma estratégia de marca empregadora. Porém, também é necessário que os colaboradores dessa organização enxerguem verdade na proposta e possam ser porta-vozes do que a empresa tanto valoriza. 

Essa é uma construção que não se faz a curto prazo ou da noite para o dia. É necessário um longo trabalho para que os profissionais entendam e conheçam tudo o que a organização realiza. Estamos falando de contar histórias, mostrar evidências e engajar as pessoas em temas relevantes. Para isso, é preciso ter uma boa Comunicação Interna que apresente esse cenário de forma compreensível e abrangente, seja via lideranças ou canais de comunicação. Dessa maneira,  possibilitamos que quem atua na organização possa se tornar um defensor da marca da porta para fora, junto a sua família e seu círculo social. 

Como as empresas estão percebendo a Comunicação Interna 

Para dar visibilidade ao que estão realizando, as empresas estão cada vez mais preocupadas em ter processos de Comunicação Interna eficientes. Isso significa investir em diagnósticos para entender processos, medir a eficácia de seus meios, entender como está a atuação das lideranças ao comunicar e desenhar diretrizes que garantam uma boa comunicação.

Canais de comunicação e quantidade de informações 

Cada vez menos canais e mais eficiência para chegar aos colaboradores. Essa tem sido a tendência que percebemos no planejamento de Comunicação Interna das organizações com as quais trabalhamos. Hoje, o menos é mais. Principalmente diante de um mundo cheio de informações, de portais, de serviços de streaming e de mídias sociais. As pessoas estão cada vez mais sendo bombardeadas por comunicações e tendo menos tempo ou capacidade de consumir tudo o que recebem. 

As lideranças têm sido fundamentais na construção das narrativas 

A gente sempre diz, em nossas consultorias e treinamentos, que as lideranças são os principais meios para repassar informações, gerar engajamento e dar credibilidade aos temas abordados na comunicação. São elas que dão o tom do que é importante para o colaborador saber, se envolver e contribuir. Dentro dessa perspectiva, as organizações também têm investido muito no desenvolvimento desses líders, priorizando a habilidade de se comunicarem. Esse público é fundamental para a construção de uma percepção da marca empregadora de valor, pois impactam os demais colaboradores tanto naquilo que dizem quanto naquilo que fazem.

Como contribuir internamente para uma estratégia de marca empregadora

Comunicar-se de forma eficaz, transparente e engajadora com os seus públicos internos deve ser prioridade hoje para as organizações. É a Comunicação Interna que mostra o que a empresa está realizando, seja em termos de ações, projetos e programas internos, ou em projetos relacionados a iniciativas que impactam o mercado e a sociedade. É por meio dela que a empresa desperta o orgulho de pertencer, algo que traz muita visibilidade para a forma como a organização se relaciona com os demais stakeholders. 

Sendo assim, pode-se afirmar que não existe uma boa estratégia de marca empregadora se ela não contemplar uma estratégia eficiente de Comunicação Interna. Isso corresponde a ter canais que cheguem a todos os públicos, produzir informação útil e atualizada, assim como ter transparência na forma de contar histórias e fatos. 

A marca empregadora é o resultado de um investimento de esforços para tornar a jornada do colaborador uma experiência única, e a Comunicação Interna faz parte dessa jornada.

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Diz-se que uma imagem vale mais do que mil palavras. Mas e se tivéssemos que depender apenas de poucas palavras?

A vastidão da linguagem escrita pode ser uma aliada e, ao mesmo tempo, uma inimiga da comunicação. Desde a massificação do home office, durante a pandemia, viraram problemas recorrentes entre colegas de trabalho o gap de informações e a falta de proximidade entre equipes.

Cada vez mais, times precisam trocar informações de forma assíncrona e de maneira efetiva – então o “vamos fazer uma videochamada rapidinha?” não é a melhor solução para manter a produtividade no trabalho. Essa situação se repete em praticamente todas as empresas, e certamente todos nós já passamos por casos complicados por conta de ruído na comunicação ou até mesmo por falta de informação para resolver um problema.

Fato é que a escrita, por óbvio, não é o meio mais usual de comunicação (inclusive aprendemos a falar e gesticular muito antes de escrever) e isso, por si só, pode ser um problema para muitas pessoas. Falamos mais devagar do que pensamos e, certamente, escrevemos mais devagar ainda. Portanto, construir um raciocínio enquanto se escreve é um desafio, e escrever mais rápido, paradoxalmente, não é a solução. É preciso pensar mais devagar.

Pensar mais devagar é dar um passo para trás a fim de enxergar a situação como um todo, compreendendo que a maneira mais adequada de se comunicar por texto é tentar ser o mais completo possível. É saber ser, acima de tudo, empático.

Digo que a empatia é a maior das qualidades, uma vez que, colocando-se no lugar do outro, deixamos de ver apenas a nossa realidade e partimos para uma atitude muito mais coletiva e propositiva. Comunicar-se com empatia é entender o que o outro lado precisa, saindo da sua zona de conforto e vestindo os sapatos do outro.

Antes de fazer um alinhamento com seu colega ou sua equipe, é importante organizar as informações internamente, elencando pontos importantes, organizando tópicos e, principalmente, revisando o que será transmitido. É importante entender que sabemos o que queremos comunicar, mas não sabemos como a outra pessoa vai interpretar o que foi dito.

Para evitar ruídos e se comunicar adequadamente, siga as dicas abaixo:

• Organize mentalmente o que deve ser falado;
• Explique o contexto e o que deve ser feito;
• Revise o que foi escrito antes de enviar;
• Pense sempre qual é a maneira mais leve de levar a informação adiante;
• Se precisar, adapte a forma de escrever de acordo com cada pessoa;
• Pergunte se a informação ficou clara.

Por fim, não esqueça das boas práticas da comunicação assíncrona:

• Utilize mensagens instantâneas apenas durante o horário de expediente;
• Opte por e-mail em horários alternativos (pré e pós-expediente, almoço ou finais de semana);
• Evite reuniões que não sejam estritamente necessárias;
• Precisa ser assíncrono, mas, ao mesmo tempo, deve mostrar algo para a pessoa? Escolha ferramentas como o Loom;
• Ser educado é importante, então dê bom dia/boa tarde e pergunte como a pessoa está, mas não espere a resposta para escrever o que você precisa, vá direto ao ponto.
• Use os canais corretos e disponíveis para toda a equipe.
• Evite ao máximo o WhatsApp.
• Evite ainda mais os áudios.
• Não espere uma reunião formal para só então tratar sobre feedbacks com a sua equipe. Fale enquanto as situações ocorrem e evite novos erros.

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Um dos maiores desafios das organizações hoje é gerenciar as informações que precisam ser absorvidas pelos colaboradores e controlar o excesso de conteúdo que eles recebem por todos os meios pelos quais estão conectados. Vivemos num mundo ultradinâmico, onde a informação circula por e-mail, redes sociais e outras inúmeras opções de aplicativos que nos obrigam a selecionar o que nos interessa e o que queremos consumir. Nessa realidade, as empresas estão começando a repensar seus modelos de comunicação, pois o mundo mudou e o jeito de se comunicar também.

Informações são fundamentais para os colaboradores

As organizações têm necessidade de compartilhar diversos temas relevantes com os seus colaboradores, desde questões ligadas ao bem-estar, passando por assuntos sobre processo e gestão, até chegar em objetivos e planejamento estratégico. É muito importante que a pessoa que está dentro do negócio saiba como funciona a operação, quais são os produtos ou serviços que a empresa oferece, quem são os clientes da organização e onde atuam, como a empresa está performando, se está expandindo e de que forma, e muito mais. Além disso, é essencial que se divulguem temas como benefícios que organização oferece ao colaborador, pesquisas de clima e outros aspectos ligados à felicidade das pessoas.

Mas, diante do excesso de informação que os colaboradores recebem, como fazer isso realmente ser consumido e entendido pelo público interno? São muitas as notificações que chegam via e-mail, TV corporativa, newsletter, reunião, WhatsApp, intranet, etc., então como é possível engajar o time naquilo que é relevante?

A forma como nos comunicamos mudou

Com a chegada da pandemia e em função das mudanças decorrentes de novos formatos de trabalho, as pessoas passaram a ficar ainda mais conectadas aos seus aparelhos. Tudo passou a ser virtual, desde reuniões até conversas entre pares, líderes e equipes. Isso fez com que as pessoas chegassem a um esgotamento físico e mental.

Dessa forma, a Síndrome de Burnout se tornou cada vez mais uma realidade. Hoje, de acordo com uma pesquisa publicada pelo blog da Somos Unit em junho de 2022, aproximadamente 32% dos trabalhadores brasileiros estão sofrendo com essa síndrome, o que equivale a 33 milhões de pessoas. 

Nesse cenário, a informação em excesso também passa a ser um ponto estressante, porque o colaborador recebe uma enxurrada conteúdos diariamente e se angustia por não conseguir ler todos eles ou priorizar minimamente o consumo.

O que as empresas estão fazendo para buscar soluções

Para poder ter uma comunicação mais eficiente, as áreas de Recursos Humanos e de Comunicação Interna estão realizando pesquisas para entender o que está bom ou ruim no processo de divulgação das informações. Nesse sentido, querem entender qual é a efetividade dos canais existentes, buscando trabalhar o fluxo e a quantidade de informações, a qualidade e a relevância dos conteúdos, além de outros aspectos.

• As principais queixas dos entrevistados

Nas pesquisas realizadas por meio desses diagnósticos, a maior questão em destaque hoje é o excesso de informações que são direcionadas aos colaboradores. Ou seja, existe uma infoxicação presente nas organizações. As pessoas relatam que não conseguem abrir conteúdos que recebem, não têm tempo para acessar canais internos para buscar informações, não querem ler textos longos ou ficar clicando em links externos.  Isso nos faz perceber que o que era modelo de sucesso há alguns anos, não funciona mais no mundo atual.

• As pessoas querem informação em tempo real e de forma objetiva

As pesquisas também têm apontado que cada vez mais o colaborador quer receber a informação com objetividade, ou seja, na palma da mão. Nessa realidade, destacam-se os canais de comunicação que funcionam por meio de aplicativos mobile e concentram todas as informações num único lugar. Assim, quando notificadas, as pessoas conseguem abrir e olhar o assunto, ler rapidamente ou assistir a algum vídeo para ficar por dentro do que acontece. Ou seja: textos longos e matérias com muito conteúdo não são mais atrativas e têm pouca adesão.

O que o futuro nos reserva

Pensar em novas formas de se comunicar com os seus públicos internos é prioridade hoje para as organizações. Não existe uma receita mágica. Precisamos entender o mundo em que vivemos, acompanhar as tendências de comportamento e, a partir daí, desenhar novas rotas para que consigamos fazer com que as pessoas se engajem naquilo que é relevante.

Precisamos pensar em comunicações mais ágeis, mais fáceis e mais dinâmicas, porque o mundo está assim. Com as redes sociais passamos a ser consumidores e também produtores de conteúdos curtos, diretos e objetivos. Não podemos desconsiderar isso na hora de pensar nas formas de levar informação às pessoas, principalmente às que pertencem a novas gerações.

Talvez seja a hora de trocarmos o mural da fábrica por telas de TV e trocar todos os canais por um canal único. A forma ideal? Ainda não sabemos, porque a receita certa ainda é uma incógnita, mas a necessidade de repensar o modelo é urgente. Temos como avaliar as tendências de comportamento e traçar estratégias com base nelas, mas dizer qual é a solução de sucesso ainda não é possível.

E não sabemos se será possível definir algo assim, porque nosso mundo está em acelerada e constante evolução. O que precisamos é acompanhar e tentar ter êxito com os dados e as informações que conseguirmos coletar.

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Fazer uma comunicação próxima, humana e engajadora com as equipes nas organizações, dentro do modelo de trabalho híbrido ou remoto, é algo que vem sendo um ponto de atenção por parte dos integrantes da gestão nas empresas.

Trabalhar com equipes a distância tornou-se um desafio 

O mundo pós-pandemia é outro, não podemos negar. Hoje, temos um novo modelo de trabalho em que colaboradores podem optar por atuar remotamente e ou em formato híbrido. Dentro dessa realidade, nos perguntamos: como garantir uma cultura viva nas organizações e permitir que as pessoas compreendam os norteadores estratégicos? Os comportamentos esperados podem ser um tema trabalhado a distância, de forma a evidenciar como isso funciona na prática? Como podemos garantir que todos se sintam informados sobre o que é estratégico e relevante e compreendam seu papel nesse contexto? 

O objetivo deste artigo é falar um pouco desses desafios, mas apresentando alguns caminhos que podem apoiar as soluções para esse novo modelo de trabalho. 

Principais diferenças entre trabalhar a distância ou na empresa 

O local de trabalho, tanto em casa quanto no escritório, oferece vantagens e desvantagens.  Em casa temos algumas facilidades, como acesso às pessoas mais próximas, ausência de longas horas de deslocamento no trânsito e muito mais. Ao mesmo tempo, o profissional fica distante e pouco integrado aos colegas de equipe. A melhor opção é conseguirmos aproveitar o melhor de cada modelo, aproveitando as vantagens de estar em grupo e também no home office.

Rituais de aproximação 

Para podermos manter as pessoas sentindo-se próximas, pertencentes e integradas com a cultura da organização onde atuam, é importante estabelecer alguns rituais. Esses rituais devem ser organizados pelas lideranças e combinados com suas equipes. Isso garante que os temas importantes estejam presentes em diversos momentos. 

Ritual reunião

Toda a liderança deveria fazer ao menos uma reunião mensal com todo o seu time, seja ela presencial ou on-line. Isso comprovadamente garante um maior engajamento e envolvimento dos colaboradores em temas relevantes para a organização. Se o gestor tem uma equipe muito grande, agendar um dia e fazer esse bate-papo em grupos menores é a solução. Nessa reunião, é importante perguntar como todos estão, pois a falta do olho no olho e da presença física pode criar um distanciamento relacional. 

Nesse momento, também é significativo perguntar se alguém tem alguma questão para trazer sobre o trabalho ou outro assunto de interesse de todos, assim os colaboradores sentem-se ouvidos. Realizar atividades quebra-gelo ou dinâmicas de grupo também são favoráveis para manter a equipe unida e integrada. Ao longo de cada reunião é recomendável que sempre se conecte o trabalho do time com a estratégia, a missão, os valores e os comportamentos esperados pela organização. Assim, é possível manter viva a cultura organizacional.

Ritual cuidado individual

Separar de duas a quatro horas por semana para conversas com os profissionais é algo que costuma gerar muitos resultados positivos. Por isso, é fundamental que as lideranças tenham a preocupação em estabelecer conversas individuais com integrantes de sua equipe. Esses momentos servem para perguntar como cada um está em sua vida, no trabalho ou no particular. Saber sobre a família, em relação ao bem-estar e à saúde do colaborador, é uma atitude que demonstra cuidado e atenção.  Isso gera uma relação de confiança e proximidade entre o líder e seu liderado, demonstrando que as pessoas e o lado humano são pontos importantes dentro da organização. 

Muitas empresas, na correria da pandemia e suas limitações, esqueceram de conversar com as pessoas de forma a ser “gente como a gente”. E certamente isso também contribuiu para altos índices de estresse e burnout que, a cada ano, vêm em ondas crescentes. Segundo dados divulgados pela Somos Unit, hoje, aproximadamente 32% dos trabalhadores brasileiros sofrem com essa síndrome, o equivalente a cerca de 33 milhões de pessoas.

Ritual reconhecimento

Diversas pesquisas apontaram que os níveis de produtividade das empresas aumentaram e muito, tanto na pandemia quanto no pós-pandemia. Mas será que os gestores estão reconhecendo essa entrega e possibilitando que essas pessoas se sintam reconhecidas? 

Algumas questões são postas à mesa e precisam da reflexão de quem cuida das pessoas nas organizações. O reconhecimento individual é algo importante no processo de motivação e engajamento do colaborador. Comemorar resultados, deixar pequenos recados de agradecimento e parabenizar pelas pequenas entregas fazem toda a diferença no dia a dia daqueles que dedicam o seu tempo e dão o seu melhor para alcançar metas e objetivos da empresa.

Pontos de atenção ao acessar os colaboradores da empresa:

A distância não precisa mais ser impeditivo para a integração    

Como vimos ao longo deste texto, existem rituais que podem ser estabelecidos para que as empresas continuem estreitando os seus laços com os colaboradores e mantendo viva a cultura e o jeito de ser da organização. E alguns aspectos descritos aqui deveriam ter uma atenção maior, tanto da área de Recursos Humanos quanto das equipes de Comunicação Interna e Endomarketing, somado ao papel das lideranças. 

O pós-pandemia veio com muitas novidades e várias delas vantajosas para ambos os atores – empresa e colaborador –, como a organização do tempo, o equilíbrio entre vida pessoal e profissional, o conforto da tecnologia e muito mais. Mas também é preciso lembrar que, junto a tudo isso, inevitavelmente, também veio o distanciamento, que pode ser minimizado (e muito!) por estratégias que tenham foco na comunicação com as pessoas. 

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