Conhecer as diferentes características da sua equipe é um passo decisivo para fortalecer a comunicação interna da sua empresa

Acreditar que o público interno pode ser resumido a uma só persona é um erro ainda comum em muitas empresas. Assim como tentar comunicar-se com um colaborador da linha de produção por email pode ser um erro, convocar um funcionário remoto para uma reunião presencial que poderia ser um email é gerar insatisfação na certa. É aí que entra o poder da segmentação de público.  

Afinal, além das claras diferenças geracionais entre os colaboradores, existem interesses e  realidades muito distintas convivendo entre times, em uma mesma área e em diferentes locais de atuação. 

Mais do que transmitir uma mensagem, a comunicação interna precisa considerar os diferentes contextos, perfis e rotinas das suas equipes. Não à toa, segundo pesquisa da Aberje, 47% das empresas planejavam intensificar suas ações de segmentação em 2025.

Neste artigo, compartilho algumas práticas essenciais para conhecer melhor seu público alvo e tornar sua comunicação interna mais estratégica, humana e eficaz.

Escuta ativa: o ponto de partida

Antes de comunicar, é preciso ouvir, e a escuta ativa é uma ferramenta poderosa (e muitas vezes subestimada) para isso, tornando possível entender como os colaboradores se sentem em relação à comunicação da sua empresa.  

Aqui, a dica é estabelecer um processo contínuo e diverso de escuta por meio de rodas de conversa, cafés com equipes, análise de comentários espontâneos nos seus diferentes canais, contemplando diferentes turnos, áreas e localidades. 

Dessa forma, é possível identificar, por exemplo, que o pessoal da operação prefere podcasts, enquanto o time administrativo valoriza e-mails bem estruturados. Evitar o erro de tentar se comunicar “em massa” é o primeiro passo para se conectar com mais intenção.

Pesquisas internas: troque as percepções por dados concretos

Você realmente sabe como seus colaboradores preferem se comunicar ou está partindo de suposições consolidadas internamente ao longo do tempo? 

As pesquisas internas são fundamentais para transformar impressões em informações mensuráveis e podem ser tão simples quanto um formulário compartilhado por email ou whatsapp com todos.  

Ao formular as perguntas, lembre-se de questionar se as pessoas se sentem bem informadas, quais canais usam com mais frequência e que tipos de temas e conteúdos realmente despertam interesse.

Combine perguntas de múltipla escolha com campos para comentários abertos. Os dados estatísticos ajudam a identificar padrões, enquanto as respostas livres trazem insights valiosos para refinar sua estratégia.

Com base nesses dados, é possível identificar o que está funcionando, o que precisa mudar e, principalmente, como criar uma comunicação mais alinhada ao dia a dia de cada equipe.

Personas internas: quem está do outro lado?

As personas são perfis fictícios, porém baseados em dados reais, que representam diferentes grupos de colaboradores dentro da empresa. Elas ajudam a visualizar com mais clareza as necessidades, comportamentos e hábitos de cada grupo. 

A partir das informações que você levantou nos passos anteriores, é possível criar esses modelos para orientar a sua comunicação. Exemplo: Janaína, 45 anos, operadora de máquina, trabalha em turnos e prefere mensagens curtas e visuais. Bruno, 29 anos, analista financeiro remoto, vive conectado ao Slack e gosta de conteúdos descontraídos que escuta em podcasts. 

Criar personas é uma forma eficaz de humanizar sua comunicação e fazer com que cada mensagem pareça feita sob medida (porque, de fato, foi!).

Canais: um meio único atende a todos?

Um dos erros mais comuns na comunicação interna é insistir em um único canal para todos os públicos. Essa abordagem generalista costuma gerar ruído, ou simplesmente desinteresse.

Com os perfis dos colaboradores bem definidos, é possível identificar quais canais funcionam melhor para cada grupo. Pode ser que para o time da fábrica, murais e TVs corporativas sejam mais eficientes. Já para quem está no escritório ou remoto, e-mails, newsletters ou plataformas colaborativas como Slack apareçam como os meios ideais.

Um fator importante é revisitar essas escolhas com frequência. O perfil das equipes muda ao longo do tempo, e a tecnologia também. O que funciona hoje pode não ser o mais adequado amanhã.

Linguagem sob medida: fale de forma que seu time entenda (e se engaje)

Você pode até definir o canal certo para um determinado público, mas se a linguagem utilizada não fizer sentido para quem recebe a mensagem, seus esforços serão perdidos. 

Aqui, o segredo é evitar jargões corporativos desnecessários ou comunicações excessivamente formais. Adapte o tom e o estilo conforme o público: vídeos curtos, infográficos, memes, textos objetivos. Tudo pode funcionar, desde que esteja alinhado ao contexto e perfil de cada equipe.

Um ponto de atenção fundamental é ter cuidado para não perder sua identidade institucional no processo. O ideal é encontrar um equilíbrio entre a linguagem da empresa e a linguagem do colaborador.

Uma boa comunicação interna é como uma boa conversa: clara, respeitosa e com um tom que aproxima, não afasta.

Comunicação interna que conecta é comunicação que considera o outro

Conhecer o público interno é mais do que uma etapa do planejamento. É a base de uma comunicação feita para funcionar. Quando você escuta, analisa dados, cria personas, escolhe os canais certos e fala a língua de cada grupo, a mensagem deixa de ser apenas informativa e passa a ser significativa. 

O resultado? Mais conexão, engajamento e mobilização dentro da sua organização.

Por Chris Marin, CEO e Diretora de Atendimento na Elos Comunicação.

O texto acima foi produzido por um parceiro Dialog, tendo seus direitos reservados. A Dialog não se responsabiliza pelo conteúdo deste artigo, sendo de inteira responsabilidade de seus autores.