A Comunicação Interna (CI) desempenha um papel central no engajamento dos colaboradores e na promoção de uma cultura organizacional coesa. Não é incomum, no entanto, que a área se depare recorrentemente com dificuldade de alcançar objetivos e comprovar resultados.  

Isso pode acontecer por uma série de fatores, que envolvem desde aspectos de governança, dificuldade de fazer planejamento de longo prazo da área ou até mesmo a sobreposição de canais, que não alcançam e engajam todos os públicos de forma igualitária. O acúmulo de atividades muitas vezes faz com que a CI tenha de priorizar o operacional, sem uma pausa para refletir sobre o que realmente funciona e o que precisa ser melhorado. 

Assim como as demandas dos colaboradores, as formas de se comunicar com eles estão em constante mudança. Por isso, fazer um diagnóstico que ouça lideranças e funcionários e entenda as lacunas e as oportunidades das ações da Comunicação Interna é a melhor forma de torná-la mais estratégica e mostrar a sua proposta de valor para o negócio a longo prazo. 

Impacto nos negócios

Os desafios da comunicação com os públicos internos são muitos. Segundo a pesquisa de Tendências em Comunicação Interna 2024, da Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (Aberje), os cinco principais são: 

• Engajar os líderes como comunicadores; 
• Melhorar a mensuração;
• Comunicar a estratégia e a cultura da empresa; 
• Chegar aos públicos operacionais;
• Melhorar a experiência dos colaboradores com canais de forma geral. 

O diagnóstico é uma forma de compreender o que é possível otimizar com os recursos disponíveis em termos de processos, estratégia e operação (canais, campanhas, face a face, eventos) e o que deve ser investimento prioritário para a área em médio e longo prazos. 

Valorizar a CI pode transformar significativamente o ambiente de trabalho e trazer impactos positivos para a organização. A área não apenas fortalece o vínculo entre os colaboradores e a empresa, mas também contribui para um ambiente de trabalho mais engajado, levando a uma maior estabilidade nos times, uma menor rotatividade de pessoas e a uma equipe comprometida com os objetivos do negócio. 

Tudo começa pela escuta ativa

Para um diagnóstico assertivo, é fundamental abrir um espaço de escuta ativa das partes interessadas: a própria CI, líderes das principais áreas-chave e os colaboradores, por meio de pesquisas qualitativas e quantitativas. Nesse processo, é importante buscar compreender a percepção de todos em relação à comunicação sobre a estratégia de negócios e a cultura da empresa, à área de Comunicação Interna e aos canais disponibilizados para informar e engajar os públicos internos. 

Como mostra a pesquisa da Aberje, comunicar a estratégia e a cultura da empresa é de alto impacto para os negócios. É importante garantir que essas informações cheguem a todos os colaboradores, em especial àqueles em unidades operacionais ou em regime remoto, por meio de uma liderança bem preparada para cascatear e de uma matriz de canais que assegure acesso a todos, com informações necessárias e de forma clara. 

A necessidade de melhorar a experiência dos colaboradores com os canais de comunicação é também uma dor recorrente. O excesso de informações pode dificultar a priorização das mensagens relevantes, levando à desinformação e ao baixo engajamento. Além de trazer mais convergência e eficiência, a avaliação dos canais existentes pode gerar otimização dos recursos da área. O diagnóstico deve trazer respostas de como calibrar a matriz de canais para seus respectivos públicos, com proposição estratégica de temas e mensagens prioritárias. 

Revisita ao projeto editorial e visual

Após a reestruturação estratégica da matriz de canais, é importante também repensar o planejamento editorial e visual dos canais de CI. Um conteúdo bem estruturado e visualmente atraente tem maior potencial de engajamento. A integração de elementos gráficos e audiovisuais pode facilitar a compreensão das mensagens e torná-las mais impactantes. Além disso, é fundamental considerar a diversidade de perfis dos colaboradores, adequando as narrativas a cada público interno.

A utilização de ferramentas de gestão de projetos pode ajudar na organização e na priorização das comunicações e das mensagens a serem veiculadas, evitando a saturação de informações e garantindo que o que é mais importante seja destacado. Uma comunicação clara e humanizada é vital para construir um relacionamento de confiança entre a organização e seus colaboradores.

A experiência do usuário (UX) e a Inteligência Artificial

O foco na experiência do usuário (UX) também é essencial para garantir que os colaboradores tenham acesso fácil e intuitivo às informações. Plataformas de comunicação responsivas, à palma da mão e com uma navegação simplificada têm mais chances de engajar os colaboradores. Além disso, o uso de Inteligência Artificial pode ser um grande aliado na personalização das comunicações. Ferramentas de IA ajudam a segmentar os públicos e a enviar mensagens direcionadas, aumentando a relevância do conteúdo.

Com a IA, é possível analisar padrões de comportamento dos colaboradores e prever quais tipos de informações são mais relevantes para cada grupo. Isso não só melhora a efetividade da comunicação: também contribui para a construção de uma cultura organizacional mais inclusiva e participativa.

Ressignificando a Comunicação Interna

Uma matriz de canais de Comunicação Interna ineficaz pode ser um passo crítico para a comunicação organizacional. E a escuta ativa, o replanejamento editorial eficaz e a adoção de soluções de UX e IA são fundamentais para superar os desafios. As organizações que investem nesses aspectos tendem a promover uma comunicação mais efetiva e humanizada, engajando seus colaboradores e potencializando o sucesso organizacional. 

Aqui, no Grupo In Press, podemos ajudar as empresas a pensar todas essas frentes e tornar a Comunicação Interna mais eficaz e estratégica para o negócio. Venha bater um papo conosco! 

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