Diz-se que uma imagem vale mais do que mil palavras. Mas e se tivéssemos que depender apenas de poucas palavras?

A vastidão da linguagem escrita pode ser uma aliada e, ao mesmo tempo, uma inimiga da comunicação. Desde a massificação do home office, durante a pandemia, viraram problemas recorrentes entre colegas de trabalho o gap de informações e a falta de proximidade entre equipes.

Cada vez mais, times precisam trocar informações de forma assíncrona e de maneira efetiva – então o “vamos fazer uma videochamada rapidinha?” não é a melhor solução para manter a produtividade no trabalho. Essa situação se repete em praticamente todas as empresas, e certamente todos nós já passamos por casos complicados por conta de ruído na comunicação ou até mesmo por falta de informação para resolver um problema.

Fato é que a escrita, por óbvio, não é o meio mais usual de comunicação (inclusive aprendemos a falar e gesticular muito antes de escrever) e isso, por si só, pode ser um problema para muitas pessoas. Falamos mais devagar do que pensamos e, certamente, escrevemos mais devagar ainda. Portanto, construir um raciocínio enquanto se escreve é um desafio, e escrever mais rápido, paradoxalmente, não é a solução. É preciso pensar mais devagar.

Pensar mais devagar é dar um passo para trás a fim de enxergar a situação como um todo, compreendendo que a maneira mais adequada de se comunicar por texto é tentar ser o mais completo possível. É saber ser, acima de tudo, empático.

Digo que a empatia é a maior das qualidades, uma vez que, colocando-se no lugar do outro, deixamos de ver apenas a nossa realidade e partimos para uma atitude muito mais coletiva e propositiva. Comunicar-se com empatia é entender o que o outro lado precisa, saindo da sua zona de conforto e vestindo os sapatos do outro.

Antes de fazer um alinhamento com seu colega ou sua equipe, é importante organizar as informações internamente, elencando pontos importantes, organizando tópicos e, principalmente, revisando o que será transmitido. É importante entender que sabemos o que queremos comunicar, mas não sabemos como a outra pessoa vai interpretar o que foi dito.

Para evitar ruídos e se comunicar adequadamente, siga as dicas abaixo:

• Organize mentalmente o que deve ser falado;
• Explique o contexto e o que deve ser feito;
• Revise o que foi escrito antes de enviar;
• Pense sempre qual é a maneira mais leve de levar a informação adiante;
• Se precisar, adapte a forma de escrever de acordo com cada pessoa;
• Pergunte se a informação ficou clara.

Por fim, não esqueça das boas práticas da comunicação assíncrona:

• Utilize mensagens instantâneas apenas durante o horário de expediente;
• Opte por e-mail em horários alternativos (pré e pós-expediente, almoço ou finais de semana);
• Evite reuniões que não sejam estritamente necessárias;
• Precisa ser assíncrono, mas, ao mesmo tempo, deve mostrar algo para a pessoa? Escolha ferramentas como o Loom;
• Ser educado é importante, então dê bom dia/boa tarde e pergunte como a pessoa está, mas não espere a resposta para escrever o que você precisa, vá direto ao ponto.
• Use os canais corretos e disponíveis para toda a equipe.
• Evite ao máximo o WhatsApp.
• Evite ainda mais os áudios.
• Não espere uma reunião formal para só então tratar sobre feedbacks com a sua equipe. Fale enquanto as situações ocorrem e evite novos erros.

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