A metodologia 5S já é amplamente reconhecida por seu impacto em ambientes organizacionais. Criada no Japão, ela se apoia em cinco pilares — Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke — que visam tornar os espaços de trabalho mais limpos, organizados, padronizados e eficientes.

No papel, tudo funciona mais que bem. Mas na prática, as empresas podem enfrentar desafios para colocar a metodologia em ação. E o motivo, quase sempre, é o mesmo: falta de engajamento.

É nesse ponto que a Comunicação Interna deixa de ser uma coadjuvante e passa a ser um pilar fundamental da iniciativa. Afinal, os 5S exigem mudança de comportamento — e comportamento se transforma com estratégia, clareza e constância na comunicação.

Por que a CI deve entrar na conversa (desde o início)

A metodologia 5S, muitas vezes liderada pelas áreas de Qualidade, Segurança ou Facilities, depende da adesão dos colaboradores para funcionar. E essa adesão não acontece só porque um e-mail foi disparado ou um cartaz foi colocado na parede.

Para que a implantação dos 5S seja realmente incorporada ao cotidiano, é preciso que os colaboradores entendam o objetivo da mudança, saibam como colocá-la em prática, e percebam por que isso faz sentido para a realidade deles.

É nesse processo que a CI atua como elo entre áreas estratégicas e pessoas. E não se trata apenas de “traduzir” o conteúdo técnico, mas de transformar diretrizes em cultura. Isso exige escuta ativa, repertório narrativo e planejamento de comunicação com foco em comportamento.

3 passos cruciais para a Comunicação Interna implantar o 5S

A seguir, listamos algumas dicas práticas que mostram como a área de CI pode atuar para que a metodologia 5S aconteça de verdade, com engajamento, adesão e permanência.

1. Entendam o assunto a fundo

Pode parecer óbvio, mas o primeiro passo é se apropriar do conteúdo. Compreender os 5 princípios (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke) e, principalmente, entender o que eles significam na prática da empresa do seu time.

• O que o time de Facilities espera com essa mudança?
• Qual é o comportamento desejado em cada área?
• Quais são os “antes e depois” mais visíveis?
• Onde a implantação costuma emperrar?

Esse diagnóstico é essencial para criar comunicações que façam sentido. Sem isso, o risco é tratar o tema como mais uma campanha genérica de limpeza e organização — e aí o engajamento não vem mesmo.

2. Coloquem-se no lugar do colaborador

Qualquer equipe de CI já faz (ou devia fazer) isso o tempo todo. Mas aqui é diferente: vocês farão isso apenas depois do primeiro passo, que é entender o conteúdo.

Quando já estiverem imersos no que é o tema e em todas as suas particularidades, olhem para ele com os olhos de quem vai receber o conteúdo, e ativamente criem perguntas para usarem nas suas estratégias.

• Como colaborador, o que muda pra mim?
• Que tipo de resistência pode surgir?
• Como tornar as orientações mais claras, visuais e aplicáveis?
• O que precisa ser reforçado ao longo do tempo?

É nesse momento que a CI faz a diferença: traduzindo a metodologia para a realidade do dia a dia. Você não precisa explicar o 5S como se fosse uma apostila. Precisa mostrar como ele se conecta com a rotina e por que vale a pena se engajar nisso.

3. Comunique com estratégia, constância e propósito

Agora que vocês sabem o que comunicar, para quem e as possíveis dores desse “quem”, vem a parte mais importante: fazer isso com estratégia.

Algumas boas práticas:

• Criar uma identidade visual própria para a implantação dos 5S.
• Usar colaboradores reais na comunicação para gerar identificação.
• Produzir materiais ilustrativos mostrando o “antes e depois” dos ambientes.
• Propor desafios entre áreas com metas visuais e resultados mensuráveis.
• Trazer a liderança para dar o exemplo, e não só para assinar o e-mail.
• Planejar reforços frequentes: campanha não é ação única, é continuidade.

O segredo está em comunicar com senso de pertencimento, não de imposição. Mostrar que os 5S não são um projeto da liderança, são uma melhoria coletiva.

O que a gente conclui + uma dica extra

Quando a implantação dos 5S falha, o problema raramente está na metodologia. O que costuma faltar é a ponte entre a estratégia técnica e o comportamento das pessoas. E é essa ponte que a CI pode (e deve) construir.

E contar com uma agência especializada em CI pode acelerar esse caminho. Ter ao lado um parceiro:

• Com experiência em projetos semelhantes;
• Que saiba adaptar a comunicação para diferentes realidades;
• Que tenha know-how técnico. 

Tudo isso se torna um diferencial valioso, principalmente quando o desafio envolve mudança de comportamento em larga escala.

No fim, se os 5S precisam sair do papel, é a Comunicação Interna que deve entrar em ação.

Por Rafaela Moreira, Redatora na Portal.

O texto acima foi produzido por um parceiro Dialog, tendo seus direitos reservados. A Dialog não se responsabiliza pelo conteúdo deste artigo, sendo de inteira responsabilidade de seus autores.